区政府行政办公自动化系统设计方案
|
第一章系统设计目标
1.1 概述
自计算机应用于管理领域以来，短短的30多年中，发生了惊人的变化：在信息系统开发与应用方面的进展相当神速，从EDP到MIS、OA、DSS、CIMS的开发，乃至当今"信息高速公路"、"信息港"、"政府上网工程"、"电子商务"的建设，信息系统工程的建设浪潮一浪高过一浪；信息系统建设的三大支柱（管理科学、信息技术、系统理论）的新成果不断涌现，尤其是信息技术（包括信息理论、计算机科学、网络通信技术）的发展日新月异，我们正处在从"工业社会"向"信息社会"过渡的伟大时代。 XX区政府在拟定XX区工作的方针政策、发展战略，统一管理区资源，组织、指导监察和行政执法，组织、指导区下属单位的管理，以及在组织、协调、监督、指导区各单位工作中，各类信息量越来越大，涉及到的部门越来越广泛，庞大的数据信息等待分析处理和存储，如果仍沿用以前的手工操作、事物传递或简单的传统办公自动化方式来运作，区政府领导和机关工作人员很难有时间来集中精力处理一些高层次问题，这无疑不能适应目前的形势需要。使用一些切实可行的手段来提高行政机关的管理水平，加快内部的信息流通与信息的有效利用，将为整个XX区政府系统的核心机制更加高效灵活提供有力的保证。为了保证XX区政府信息系统建设的整体性、完整性，适应发展的需要，提高区政府内部管理水平，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，XX区政府决定开展区行政办公自动化系统建设。本建设方案为XX区政府办公自动化系统建设项目应标文件，主要依据《XX区政府办公决策服务系统标书》。
1.2 基本要求
XX区政府行政办公自动化系统是以开放、先进的Intranet/Web技术为核心的新一代全方位无纸办公与信息处理集成系统。通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托，提高机关工作水平，在XX区政府内实现信息资源共享和流通。为各级领导及时了解情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务，机关办公人员及时掌握各方面动态，改善办公条件，使得机关办公更加高效化、规范化和科学化。 XX区政府行政办公自动化系统，建立在开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台之上，能够满足机关内部事务处理需要。它主要是面向机关办公自动化、网络化和协同工作，使机关内部信息交流和办公水平更加规范和快捷，提高办公效率。XX区政府机关办公自动化主要包括以下两个方面的内容：
1.2.1 用作信息共享，提高内部信息交流程度■可以随时随地得到任何所要求的信息■可以确保获得最新、最准确的信息■可以限制不同部门或个人对信息的不同访问权限
1.2.2 用作协同工作，提高内部办公水平
XX区政府行政办公自动化系统的建设，将建成一个覆盖机关所有处、室、部并可与国办二邮无缝衔接的办公与信息集成系统，并可提供与市政府、直属单位信息交换。该系统完成后，对XX区政府机关工作将产生重要影响，主要表现在以下几个方面：■信息传输的自动化：公文、信息、报表、报告等传输将由系统自动完成，相关领导或部门只需要进行简单的点击操作就可以完成所应完成的工作，解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程。■办公过程的规范化：通过办公自动化系统的实施，将促进办公过程的规范化，公文、档案、会议、交办、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求，形成标准和规范化的计算机流程处理，管理进一步科学化。■信息获取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息，现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取。■信息内容的广泛化：可以通过内部Intranet网，对信息浏览、传送、发布和下载，形式多样，内容广泛。■资源利用的合理性：人、财、物、信息等资源由计算机统一管理，可以充分利用，发挥更大的效益。
1.3 设计目标
1.3.1 应用目标
|
|
XX区政府行政办公自动化系统建设的总体目标是：以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，采用成熟和开放的软件产品，建成一个覆盖XX区政府各处、室、部的办公与信息集成系统，提供与市政府，以及中办、国办的信息交换，为XX区政府领导和机关办公提供服务，实现XX区政府的办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。通过开展此项工程建设，不断改进现有的工作环境和条件，进一步提高机关工作的效率、水平和质量，实现日常办公事务、业务处理事务的自动化、标准化，最终实现办公过程的"无纸"化，以适应信息化社会发展的需要，促进XX区政府事业的进步。
1.3.2 技术目标
本系统的应用开发技术目标是：
本系统的主要建设内容和工程的成败关键，不在于"企业网"的设备和网络建设，而在于应用当前信息系统开发的最新技术（Intranet/Web开放平台、分布式面向对象技术、先进的信息处理技术等）进行应用软件的开发和信息组织。因此，还将遵循以下应用开发技术目标：
|
|
第二章系统设计原则
XX区政府行政办公自动化系统在满足区政府机关应用需求的基础上，对上符合中办、国办的总体思路和接口技术标准，对下能够对各市州政府、各直属单位办公自动化进行有效的业务指导和规范；系统建设以先进性和实用性为根本原则，既要满足现行的业务需求，又要适当考虑将来的发展需要；尽量采用成熟的技术和产品，有效地利用现有的硬件、软件、网络等资源，边建设边见成效，以有效地防止系统建设的失败和反复，促进XX区政府行政办公自动化系统水平的提高。除此之外，在XX区政府行政办公自动化系统建设过程中，还将遵循以下原则：
■整体性保障原则◇系统的开发采取"总体规划、分步实施"的开发策略。即在开发之初先进行总体规划（即总体分析与总体设计），然后在总体规划的指导与约束下分步开发。◇从广义上讲，办公自动化系统一般由通用办公系统（OAS）、专业办公系统（MIS）、决策支持系统（MISS）等三大应用软件系统组成，通用办公系统（OAS）、专业办公系统（MIS）、决策支持系统（MISS）的开发，必须站在整体的高度，充分考虑它与其它系统之间的信息关联，设计好与其它系统之间的信息接口，否则它也会成为"无源之水"和"信息孤岛"。◇ XX区政府行政办公自动化系统是一个融合多方位信息的集成系统，为防止发生"数据洪水"现象，系统的软件建设应首先是符合标准的，符合技术发展方向的，开放并易于集成的。◇决策支持系统包含信息汇集、信息维护、统计报表、统计查询、数据输出、常规分析、专业分析、效益评价、业务预测、行业预警、地理信息、系统维护等多个子系统的复杂系统，各子系统之间有着相当密切的关系，因此在进行各子系统的开发过程中必须遵循"总体分析与设计"的要求，以确保系统的整体性。
■实用性和适应性原则◇实用性是衡量软件质量体系中最重要的指标，是否与业务结合的紧密，是否具有严格的业务针对性，是系统成败的关键因素，因此，每一个提交给用户手上的系统都应该是实用的，解决问题的。◇适应性是软件质量体系中重要的指标之一，系统的设计从最开始就应该以适应于多种运行环境，而且还必须具有应变能力，以适应未来变化的环境和需求。
■先进性与发展性原则◇采用当代最新技术，建立一种新概念的、开放的现代管理和办公环境，它以TCP/IP、广域网互连、路由、防火墙和网络管理技术为核心，建立一个安全可靠的广域网络应用平台。◇利用世界最新的Intranet、HTML超文本链信息融合、图文声并茂的多媒体开放文档体系结构、交互式对象以及中西文检索技术为基础，建立一个开放的信息资源管理平台。◇利用Internet/Intranet、数据库及分布式处理技术，构造信息存储与事务处理平台。
■标准化与开放性原则◇在计算机系统总体结构设计中，所有软件产品的选择必须坚持标准化原则，选择符合开放性和国际标准化的产品和技术；在应用软件开发中，数据规范、指标代码体系、接口标准都应该遵循规范要求。
■安全与保密原则◇ XX区政府行政办公自动化系统必须有高可靠性，并对使用信息进行严格的权限管理。在技术上，采用严格的安全与保密措施，确保系统的可靠性、保密性和数据的一致性。为此，在设计与软件开发中采用如下安全保密措施：采用HTTPS和防火墙技术，增强网上传输中的信息保密性；利用数据库系统本身的数据管理功能，通过对每个数据库基表进行各用户的"读写授权定义"，保证数据库基表级的安全保密性；系统通过建立"网络-用户／指标代码关系矩阵"对数据库中每个数据记录（即：每个指标代码对应的数据记录）的读写权限进行集中统一的严格管理，由应用软件内部的逻辑判别，保证数据库基表内记录级安全保密性和字段级设计系统的运行维护管理模块，进行系统数据库的备份与恢复，使系统数据库不会因意外事故（如突然停电）而造成破坏，从而确保数据库内容的安全可靠性；通过对数据库的存放设计，使数据库各基表的生成源与修改源统一规划，确保数据的一致性。
■原有资源保护原则◇设计中充分考虑现有资源，尽力保护现行系统，拟建的新系统要能最大限度地与原有网络和数据库互连。为此，本系统从原有的软件采集数据时，需根据这些系统的不同运行平台（例如Lotus Notes，Sybase DB等）做大量的"数据读入、转换"工作。
|
|
第三章软件系统结构设计
3.1 总体逻辑结构
为了能够更好地描述整个软件系统结构，我们从另一个侧面描述办公应用系统功能，即首先从大块的业务功能出发，经过细化和量化后，按照角色机制（工作职责），再将所有经过细化和量化的功能提供领导和机关业务部门。例如：我们在实现公文管理系统时，文秘部门是整个公文运转的核心；领导日常主要是阅批文件；业务部门主要是阅办文件；打字室负责打印文件；另外还有负责对公文管理系统进行一般维护的系统管理部门。在本建议书中，首先将公文管理业务作为一个整体业务提出，然后从业务和技术两个侧面描述清楚后，再按照领导、机关工作人员在公文管理工作中承担的不同职责，将功能提交给相关对象。
根据我们在设计和实现办公自动化系统建设经验，一般将办公自动化系统的应用划分成：通用办公系统、专业办公系统、决策支持系统等三方面，我们认为XX区政府行政办公自动化系统也应由以上三个方面构成，并以此使XX区政府办公流程标准化、事务处理无纸化，提高办公效率。以下将从功能需求出发，详细描述XX区政府行政办公自动化系统的局域网络结构和广域网络结构，以及信息关联方式，并在此基础上确立软件系统结构。
对于XX区政府行政办公自动化系统，将主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用"客户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器"的四级结构来构造应用系统。另外，在某些特殊应用场合仍将保留一些"客户/服务器"方式的应用。 XX区政府行政办公自动化系统的应用软件系统主要由通用办公系统、专业办公系统、决策支持系统等应用软件系统组成，如下图所示。
XX区政府行政办公自动化系统在完成通用事务处理和部分机关专业事务处理时，通过本地局域网络中的远程通信系统，通过邮件服务器与省市、州政府的办公自动化系统连接成共享广域网络；在完成综合统计及决策支持时，与业务系统通过分布式数据库方案连接，自动提取各系统数据，另外，通过CNINANET、Internet网获取国内社会经济综合信息和世界水利信息，并把它们组织存放在本地综合统计信息数据库中，经过统计分析向中央国务院有关机关上报，同时，将统计数据经过分析得出一般性结论和预测性结论，供领导和决策部门使用。
3.2 软件系统关联
|
|
⑴目前，XX区政府与市、州通用办公系统的数据交换主要是指公文、信息等。XX区政府公文管理系统与市、州政府公文管理系统通过电子邮件系统，实行电子公文传输。首先，XX区政府将发给省市局的文件分发到区机关智能办公系统的邮件服务器的信箱里，区机关邮件服务器将邮件信息，通过存储转发技术自动复制到市、州政府的邮件服务器邮箱中；反之，市、州政府给XX区政府的文件首先发到邮件服务器里，本地邮件服务器自动复制给区机关。信息、人事、统计等的传输处理方式可与公文相同。
⑵领导、机关各业务职能部门，在需要调用专业事务处理信息时，按给定的功能和读取权限，从各专业业务系统，例如：综合统计、专业统计、文献资料、财务信息、人事劳资信息、基本建设信息等中提取相应的数据。
⑶通用办公系统浏览和使用由决策支持系统产生的综合、专业等统计数据信息。
⑷从国办等部门读取文件等信息；向国办传送文件、各统计报表等信息。
⑸通过CHINANET、Internet网获取国际、国内社会经济综合信息。
⑹根据区机关工作职能要求，XX区政府行政办公自动化系统可建立一个完善的数据通道，以完成市、州政府业务与区机关之间进行数据交换。
⑺市、州政府机关根据需要上报综合统计、专业统计等区机关所需的信息及统计报表。
⑻区机关各业务职能部门与市、州政府各专业业务处室交换信息。
3.3 总体规划与实现思路
系统开发的思路属于战略性问题，系统的开发与应用能否成功，不单纯是一个技术问题，随着技术的发展和不断进步，系统开发的思路也就越来越重要。我们必须站到战略的高度，来充分分析XX区政府办公自动化需求的背景、特点以及我国信息化建设的实际进程，围绕信息资源的综合利用这一主线索来架构XX区政府行政办公自动化系统。这是一个总的系统开发指导思想。因此，系统的开发必然要面临着既要立足现实，又要放眼未来；既要考虑对已有应用的集成与投资保护，又要力图发展，并不断接纳新技术；既要高瞻远瞩，又要脚踏实地。这就是本系统开发的基本出发点，也是基本要求，必须始终不渝地贯彻于从系统设计、开发到实际应用的全过程。
|
|
3.3.1 一个中心：以信息资源的综合利用为中心信息是本系统的加工和处理对象，是系统开发和应用的主线索，也是其生命线。对于任何信息处理系统包括办公自动化系统，都存在如图3－3所示的信息加工处理过程：信息类A经过处理过程B的处理得到信息类C。人们所共知的事实是，信息类C与信息类A密切相关；对于处理过程B来说，无论处理手段如何先进、过程如何复杂，它只能对信息类A进行加工或推演，不可能再生和创造信息。因此，从XX区政府的职能来考察，它作为国家部门机关，其信息资源在一段历史时期内是相对稳定的。无论信息系统如何建设、内部机构如何调整，其信息资源不会发生突变性的变化。相反，所建设的应用系统可能随用户需求变化、机构的变更和信息处理技术的发展而变化。
从信息处理技术的发展来看，经过大型主机处理方式、主机终端处理方式、客户/服务器处理方式、浏览器/服务器处理方式，最终将形成以信息为中心的信息集成系统，形成行业（企业）的综合信息环境（如图3－4所示）。
因此，本系统将以信息的综合集成为中心，以信息的采集、存储与处理、信息的综合利用为主线来构造。
3.3.2 两种模式：C/S模式和B/S模式
目前在IT业界广泛应用的信息系统构造方法不外乎两大类：即客户/服务器模式（B/S）和浏览器/服务器（B/S）。两种构造模式各有其长处。笼统地认为C/S模式已经过时，全部信息系统可由B/S模式的开发所取代，或者认为B/S模式不适合于开发信息管理系统，这些都是片面的。实质上，无论C/S模式，还是B/S模式，都是为了解决信息的采集、存储与处理、传输和多层次安全共享问题，只是手段有所不同，由此而产生了不同的特点和优势。对于C/S模式，可用于开发需求相对稳定、信息共享面较窄、系统安全性要求较高、运行效率与灵活性要求较高、受管理机构变化和信息重组的影响较小的单项或单个领域与数据库密切相关的应用系统。C/S模式在应用界面的灵活性、系统的可维护性、报表处理等方面具有优势。对于B/S模式，即Intranet模式，由于其先天具有开发特性、多媒体特性、跨平台特性等优点。因此，其跨平台、开发手段、支持的协议、信息集成的方式、系统开发的灵活性与多样性、系统的层次结构等方面具有优势，系统之间的依赖程度和偶合性也极大地降低。因此，它创造了一种脱离了时间、地域以及计算机本身束缚的信息交流方式，造就了一个不断变化的、开放的、丰富多彩的、易于使用的双向多媒体信息交流环境，带来了信息交流方式的重大变革。它提供了一个灵活多用、高效的通信平台。同时，Intranet Web技术作为内部信息发布可解决多平台互联及兼容性等技术问题。因此，基于B/S模式的Intranet技术适合于进行综合信息系统的集成、建立基于各类信息源的低高层应用。
XX区政府行政办公自动化系统的应用开发将根据需求要求，将主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用"客户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器"的四级结构来构造应用系统。另外，在某些特殊应用场合（例如：统计等）可以保留一些"客户/服务器"方式的应用，充分发挥其在各类、高层次开发中的特点和优势。
3.3.3 两类应用：通用应用和专业应用
一般从用户需求和应用的角度而言，办公自动化系统应用分为两类应用，即：通用应用和专业应用。本系统建议书主要设计和描述通用办公应用，包括：公文、政务信息、档案、日程安排、电子公告、交办事项、会议，以及法律法规、规章制度、电话号码等通用信息查询等，此类应用各个单位一般都具有共性，可作为软件产品进行开发，当然可能有少量的定制以满足个性化的要求。一般称为办公自动化系统。专业应用是以各业务职能部门要求为基础的子系统。一般称为MIS系统。
3.4 应用系统支撑环境
XX区政府行政办公自动化系统依托于区机关计算机局域网和远程通信系统，同时，XX区政府行政办公自动化系统与市、州政府、区政府各直属单位的办公自动化系统，又有着密不可分的联系。 XX区政府行政办公自动化系统支持局域网和广域网两种通信环境，区机关用户以本地工作站方式连入区机关局域网；区机关局域网通过路由器可以选择CHINAPAC X.25、DDN、FR等为主通信平台，另外可以备以（如X.25、DDN、PSTN电话网等）辅助通信平台与市、州政府机关，以及区各直属单位等形成广域网互联。市、州政府机关以及区各直属单位不直接挂接到区机关办公自动化网络里。一般情况下，各局域网络连接进行数据交换时可通过邮件服务器完成，对于综合统计等业务建设，也可通过建设分布式数据库方案或者广域邮件互联方式，在严格控制操作权限和保障数据安全保密的前提下进行。
3.5 应用系统模式 XX区政府行政办公自动化系统以区机关所在地，机关局域网络用户为中心，连接市、州政府机关、区各直属单位，用户相对集中又十分分散的大型信息处理系统。在统一技术规范和接口标准的前提下，有必要根据应用的需要，建立多种应用系统解决方案，即：局域网络应用、广域网络应用，其中局域网络应用、广域网络应用又根据应用系统处理的要求，以及计算机技术发展的水平，实现基于关系型数据库系统的Client/Server方式和Intranet/Internet方式。只有建立多种应用系统模型，才能更好、更有效地与内部、外部互通信息，充分发挥网络系统的使用效能，做到信息共享，也才能有效地与市、州政府机关、区各直属单位进行数据交换。 XX区政府行政办公自动化系统的应用软件系统结构（示意）如下图所示：
|
|
网络支撑平台，它是分布式的、多任务的、多线程的，能实现局域网络和广域网络互联互通的网络操作系统管理环境。
数据库管理系统，数据库系统存储大量的信息，是应用系统的数据来源；数据库系统可以是集中式的，也可能是分布式的；数据库系统有文件型的，有关系型的；数据库系统同时还需要进行异构数据库系统互联。
应用系统的开发平台涉及多方面的技术，针对应用系统的复杂性，一般而言可以归纳为：Client/Server技术、Internet/Intranet技术；系统开发手段采用的有面向对象（OO）技术、对象链接和嵌入技术（OLE）及动态数据交换技术（DDE）等；不同的应用需求，需要采用不同的开发工具进行开发，涉及字表处理、多媒体、电子邮件、数据分析、地理信息、WWW等多方面。
|
|
XX区政府行政办公自动化系统的应用软件系统集成通用办公信息、专业办公系统、综合统计及辅助决策系统；通过下面的各层，组成应用软件系统，在第三层采用的不同技术，都是为不同的软件系统服务的。
通过以上分析，我们可以看到，XX区政府行政办公自动化系统的应用软件系统具有非常复杂的应用系统体系结构，如果最终用户面对的是一个非常复杂的应用系统体系结构时，往往不利于应用系统广泛地被使用，因此，必须对整个系统的应用和信息进行集成。
3.6 应用系统及信息集成近年来，计算机技术发展迅速，用户对信息的要求以及获取信息的手段，均有较高的要求。在这种情况下，分离的各专业信息系统，完全不能融合的操作思想和方法，已经不能满足现代化管理决策的需要，有必要对信息进行综合组织、提炼，建立一个充分集成的、面貌一致的信息系统。
3.6.1 应用系统集成所有应用系统沿着一个统一的技术规范和思路进行，Internet/Intranet技术的不断进步，实现手段的不断丰富，为我们有效地进行系统集成创造了十分良好的条件。现在，我们基本可以做到用户一般通过WWW浏览器访问WEB服务器的信息主页，根据需要完成不同的信息交换；在确保安全的前提下，可以通过防火墙同各类外部信息源，甚至公网相连，以获得相应的信息；安全措施可以采取单向访问、双向访问以及相互隔离等方式进行。所有应用均架构在WWW之上，客户端通过统一的WWW浏览器界面访问整个系统，具有接口统一、访问简单、易升级、易扩充、方便维护等特点。
|
|
XX区政府行政办公自动化系统的软件系统集成采取用户层、服务层、应用层和数据层方式。■用户层：除非是特别的应用系统，一般情况下，用户层尽量采用浏览器方式，来处理通用办公、专业事务、综合统计，以及对国内外相关信息的处理。浏览器方式不仅符合现在的应用技术操作，也符合将来技术发展方向，一般客户端只需要具备一定的图形界面和多媒体信息处理能力，并装有浏览器软件。■服务层：为了能够建立基于浏览器的应用，提供企业及信息服务，需要利用一个WEB服务器，用于存放信息和应用，同时作为访问服务器的网关。■应用层：应用服务器用于实现具体的应用，WEB服务器提供客户与应用服务器之间的通信，并负责复杂的业务处理和计算功能，用户端的操作到达WEB服务器后，将根据不同的需求，转化到不同的应用服务器来完成。通过应用服务器形成SQL与数据层中的数据库系统相互交换信息。对于数据库服务器来说，应用服务器就是一个客户。
从根本上讲，基于Internet/Intranet的应用与基于Client/Server的应用并没有决然的不同，针对数据库服务器时，都是将请求转化为SQL给数据库服务器，基于WEB技术的应用与Client/Server的应用不同的是将返回的信息资源转换为HTML格式，供用户通过浏览器访问。对于企业级应用来说，基于Internet/Intranet的应用是否能够满足复杂的事务处理要求，是一个关键因素，而这方面Client/Server应用是非常强劲的。现在许多厂商已经推出了基于Browser/Server的工具，像Microsoft公司的Interdev、Powersoft公司的Powerbuilder Power J、IBM公司的Visual age、Borland公司的IntraBuilder等等，使得我们可以基于企业级应用建设Internet/Intranet的应用。客户机/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器四层体系结构，具有以下优点：
遵循开放的标准，如HTTP、HTML、IMAP、MIME等。遵循开放的标准使得浏览器/WWW服务器的计算方式可以跨平台进行，突破原来不同的操作系统、不同的硬件平台对应用系统的限制，而应用系统的开发，也可以专注于算法的优化和集成度的提高。
低廉的应用运行、开发和管理成本。客户机只需要运行浏览器软件和一些简单的部件，无需太高的配置和不断的升级，所有应用一旦开发完成，就可以适应各种环境，无论安装和升级均只需要在少量的WWW服务器上进行。
简单而一致的访问方法。无论访问共享信息或运行应用程序，用户所面对的都是统一的浏览器界面，用户所有操作就是点击相应的超文本链接，可大大降低用户的培训费用。可靠性好。所有应用和共享信息均放置在WWW服务器，而且是只读的超文本文件，受病毒感染的机会大大降低。
Internet/Intranet以局域网或广域网为通讯子网实现，换句话讲，建立Internet/Intranet需要在传统局域网或广域网的技术上实现。
XX区政府Internet/Intranet网络的基本结构如下图。
|
|
3.6.2 信息集成
在引入浏览器后，信息集成变得比较容易实现，也去除了以前固有的应用系统集成观念。目前，WEB数据库应用开发技术主要有四种： Microsoft Windows.NET技术。 CGI、NSAPI与ISAPI结合的ODBC技术。 Java JDBC（需要中间件）技术。 Microsoft发布的ActiveX Server Page(ASP)结合ActiveX Data Objects(ADO)技术。 Microsoft发布的ActiveX Control(Document)、ActiveX Component、DCOM（分布组件对象模型）技术。 WWW服务的信息主要基于HTML文档，它使得信息系统的集成能够达到优质快速的要求。一般一个复合型的HTML编辑器，支持Form、Table、Frame、Image和直接文本编辑，同时在可加入JavaScript、Java applet、VBScript和Active control。
3.7 数据库系统
数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全及可靠性保障，并为各种应用提供数据访问、存储等服务。XX区政府行政办公自动化系统所涉及的信息包括大量的结构化信息数据和非结构化信息数据，也涉及多媒体数据信息。数据库系统是XX区政府行政办公自动化系统的重要组成部分。
XBASE文件型数据库系统（Dbase、FoxBASE、FoxPro、Clipper等）不像大型关系型数据库庞大，应用开发比较灵活，使用维护方便，价格便宜，是个人计算机和小型网络上被普遍采用的数据库管理系统。基于XBASE文件型数据库系统的应用一般都是基于单机，单机应用实行的是独享的系统资源，不是现代计算机技术发展的方向，同时，也不能满足办公自动化的使用需求。基于XBASE文件型数据库系统在运用于网络，特别是在Client/Server、Intranet/Internet应用体系结构时，数据处理不分前、后端，完全由客户机承担；数据虽然可以分布在客户机、服务器上，网络服务器只起到文件服务器的作用；访问服务器上的数据时，服务器将数据传送到客户机，由客户机查询、处理。这样使得网络信息量骤增，浪费大量带宽，效率低下，不能形成大型系统和处理大容量数据库。同时，XBASE没有大型关系型数据库所具有的事务处理能力和完整性、并发性控制，不能完全保证系统的可靠性，数据的完整性和处理的并发性基本依赖系统设计与编程人员对用户操纵进行计算和控制。另外，XBASE的安全性也非常差，XBASE也不能支持大容量的数据处理。
大型关系型数据库系统具有高效的事务处理和容错能力，支持跨多服务器的分布式事务，具有严格高效的安全性、并发性、一致性、完整性控制，支持大容量（成千个GB）数据管理和分布式应用体系。它采用集中存放（服务器），分布处理（由客户机、服务器）共同完成的策略。DBMS负责管理、控制、维护数据。客户机应用通过网络向DBMS发送命令，DBMS对数据进行检索、操纵，将结果和命令执行状态返回客户机，客户机根据需要处理返回的结果。网络上传递的仅仅是命令和处理结果，信息量小，不会给网络增加过重的负担，可合理、有效地发挥DBMS的数据处理能力和客户机界面友好，开发容易，表示逻辑能力强的特点。
采用大型关系型数据库系统，可以避免在日常管理工作和拓展自动化应用规模时，可能出现的瓶颈现象，这样，即可以大大缓解以上矛盾，同时也提高了系统的安全性，增强了抗毁能力，使得整个系统具有可扩展能力和伸缩余地。
3.7.1 数据库的安全性控制
安全性对于XX区政府行政办公自动化系统来讲至关重要，没有安全保障的信息系统可以说是一种潜在的危险，是完全不可取的。XX区政府行政办公自动化系统产生的信息及数据完全存放在数据库系统中，所以应该综合多种有效的方法和手段，保证数据库系统和数据的安全，其中包括：■通过数据维护权限的管理，防止数据库数据被篡改、损毁。■通过数据使用权限的管理，防止数据库数据的扩散、失密。■通过数据库数据的备份管理，防止数据库数据的意外损失。■加强数据库服务器物理安全性控制，建立一定的安全规章制度，例如：服务器放置在安全的环境内，一般情况下只有系统管理员才能接触，房间加锁；硬件加锁，利用服务器硬件上的机器锁、硬盘锁等设施；严格控制操作系统的操作权限。■通过加强网络的安全性，加强数据库的安全性控制，网络安全性通过网络软件和协议来控制对服务器的网络访问。XX区政府行政办公自动化系统采用TCP/IP协议来构建，而该协议本身的安全性控制是很弱的，因此，可以采取以下措施限制对服务器的访问。防火墙：用以隔离内部网Intranet与Internet，防止来自外部的非法访问。远程服务器：外界用户可能通过拨号方式访问服务器，设置必要的权限加以控制。加密网络通讯：为防止线路窃听，可以加密网络通信。设置SSL支持：Secure Sockets Layer是在HTTP上附加安全控制，用于验证服务器与服务器身份，以及加密通信，可以用于保证服务器与浏览器用户之间的安全性控制。数据库的安全分为安全保障和安全保密部分，安全保障包括：可靠性和稳定性保障；安全保密包括：权限控制、信息加密。
数据备份
数据库的备份主要是提高数据库系统的可靠性，通常采用双机热备份和磁盘镜像备份两种方式。根据本系统应用的实际情况，建议采用磁盘镜像的备份方式。采用磁盘镜像技术，把数据库和日志分别存放在不同的物理设备上。镜像到另外一组物理设备上，这样如果一个物理设备出现问题，另一设备可继续工作。管理人员有机会对出现问题的设备进行处理。选件支持硬盘热插拔，扩展和维护容易。定期对数据库和日志备份。日志和数据库存放在不同物理设备上，本身就有很高的可靠性。如果数据库出现问题，可根据数据库备份和日志恢复数据库；如果日志出现问题，马上备份数据库建立新的数据库备份和记录新的日志。镜像的两组设备可执行优化的查询读操作，读的性能提高，在某种程度上读操作是并行的。
权限设置
权限组是解决权限分级划分的主要方法，整个数据库系统以部管理职能分级划分权限组。为了使他人能访问数据库资源并要控制被访问的范围，使用权限链。这样可以严格控制外界人员访问数据库资源，将无关人员拒绝在外。分级授权，可建立灵活应用。只要拥有对资源的访问权限，就可以建立对资源的应用，并授权他人使用此应用。重要数据处理对于重要数据，建立专门的数据库与普通数据区别开来，存贮在单独的保密服务器上。并且在条件允许的情况下，在数据库内部对内容加密，在通信通道中对信息流加密。
3.7.2 空间数据和多媒体支持
在辅助决策系统中对网路的管理，需要使用空间数据描述网路的属性；对领导讲话的录音、重要场面的录像等的管理，需要对多媒体数据的管理。当然对大量的多媒数据存放问题，因为数据量庞大，我们建议最终不要存放在数据库中，最好能存放在专用介质上（例如：光盘库）。选用相应的数据库系统产品可以有效地组织管理空间数据和多媒体数据。
3.7.3 Web技术的应用
在XX区政府行政办公自动化系统中的各子系统，均可以提供以数据库为信息源的信息服务，包括：数据、文字、图像、音频、视频等；服务包括：组织管理数据、接受指令、执行指令、返回结果集等。领导和机关工作人员均在所拥有服务器上建立WWW主页面，并在页面中建立访问数据库的操作，以统一的对外接口和界面对外提供相应的服务。
3.7.4 数据库选型
根据数据库系统的使用需求，一般所采用的数据库系统应该符合以下技术要求：具有开放的体系结构；多用户、多线索的管理；支持多操作系统平台；良好的安全防护机制，至少符合C2级标准；具有良好的可扩展性；运行稳定、可靠，具有数据高可用的数据复制技术和完善的备份和恢复手段；支持两阶段提交；具有友好的系统管理界面和便捷易用的管理机制；支持SMP或Clustering技术，支持大量并发用户，大事务吞量；支持多媒体，具有丰富的数据类型；高效的处理算法和强大的处理能力；提供多种语言编程接口。
|
|
我们根据XX区政府行政办公自动化系统本期工程及以后发展的需要，数据库系统还应该满足以下要求：支持客户机/服务器技术。
支持Web技术并具有多媒体处理能力。
Internet的出现，开创了由低成本，宽带网络和简单，易于实施的Web技术所领导的新的技术浪潮。在整个信息集成系统中要求使用Internet的统一界面，数据库的Web服务器令每一位合法用户通过任一标准的Web浏览器即可随意访问数据库中的数据，并提供可伸缩的应用平台，开发人员通过开发工具创建出Web应用程序。通过采用Web技术，使客户机与数据库服务器进行连接，以提高处理效能和响应速度，能够随时为用户提供必要的服务。同时，数据库系统应能提供多媒体信息的存储和服务。
具有分布式处理能力。一个分布式数据库管理系统可以把同一网上不管是局域网或广域网上的多个数据库看成一个逻辑整体，实现分布查询，分布式更磨擦，分布式的事务管理。用户面向一个逻辑数据库进行操作，透明访问存储在多种DBMS中的数据，不必关心每一数据库的特殊工作方式，应用系统可以象执行本地操作那样，访问远程数据和执行远程过程。
支持联机分析处理（OLAP）。现在企业级数据处理重点从传统的业务过程管理扩展到对业务数据的联机分析，并从中得到面向各种主题的统计信息和经过计算的结论，这种应用模式称之为联机分析处理（OLAP）。数据仓库技术是解决这个问题的可行的方法。数据仓库要求数据库支持软件在效率、伸缩性和灵活性等方面有超常表现：高效的并发处理结构、灵活的数据与应用分解模式以及对超大数据库的动态系统管理能力。通过OLAP决策支持服务，对全体数据的查询和分析进行了优化，它可以使各种分析人员如：财务分析人员及那些需要花费大量时间进行数据分析的管理人员，对其加以利用，从而解决大量实际问题，这就是决策支持。
支持异种数据库的互连。从长远来看，机关行政办公自动化系统的数据源覆盖机关、各直属或下属单位办公系统，是一个企业级范围的分布处理环境。机关、各直属或下属单位办公系统已有的数据源类型可能包括：ORACLE、SYBASE、INFOMAX、DB2、SQL SERVER等多种，因此要求所选数据库必须提供相应的手段对多种数据源进行透明访问，包括提供数据库互联网关产品与其他数据库相连，使用户可对其他数据库资源进行透明的SQL及RPC访问，从而实现对多种数据库的分布式查询与分布式事务处理。
我们通过XX区政府行政办公自动化系统对数据库系统的技术要求分析，以及对满足信息集成系统技术要求的几种比较流行RDBMS产品的比较，考虑数据库厂商现有的技术和今后发展的方向，建议XX区政府行政办公自动化系统采用Oracle数据库系统。
|
|
3.8 电子邮件系统考虑与国务院办公厅方便于邮件系统的连接和数据的交换，建议XX区政府行政办公自动化系统电子邮件系统采用由Talent Group开发的Talent2000 for Mail Server。
3.9 网络协议网络协议建议采用TCP/IP。通过TCP/IP可以十分方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络-TCP/IP网络，事实上TCP/IP也是现在网络协议中一种通行的标准。
3.10 操作系统整个办公自动化系统的性能不仅取决于硬件设备、网络设备的性能，以及应用软件的性能，很大程度上取决于系统软件，特别是操作系统的性能。采用Client/Server、Intranet/Internet体系结构后，与数据库有关的操作都将由服务器来完成，操作系统性能的好坏对于整个办公自动化系统建设具有十分重要的意义。
目前，从性能上讲，UNIX操作系统要优于Windows NT，在企业级系统中UNIX操作系统占有主导地位。但是，随着Microsoft公司将Windows NT操作系统做为下一个世纪的主导产品，其最新版本的性能越来越靠近UNIX，又由于Windows NT具有网管能力强；Internet/Intranet集成度高；易维护、跨平台能力好；具有较好的性能价格比等等优势，使得Windows NT在企业级应用中，逐渐占据市场分额。
根据以上分析，我们建议网络数据库系统服务器采用UNIX或者MS Windows NT操作系统，WEB 服务器采用MS Windows NT操作系统或MS Windows 2000 Server。
|
|
3.11 运行环境及开发工具
3.11.1 运行环境
系统开发以及应用平台基于Microsoft公司的Windows 2000和Windows 95/98窗口界面，以保证通用、先进、标准。浏览器可以选择的有Netscpae公司的Navigator，以及Microsoft公司的Internet Explorer（IE），随着Microsoft公司将Windows操作系统与浏览器集成，同时也就将浏览器赋予了新的含义，我们可以看到IE4/IE5在这个方面已经具有了许多新的特性，而在Windows 98和Windows NT 5.0中，已经将Microsoft Internet Explorer与操作系统完全集成，因此，推荐选择Microsoft Internet Explorer。
3.11.2 文字及表格工具
文字系统分为两种：一种是打字室、文印部门使用的北大方正电子出版系统；另一种是普通用户使用的Microsoft公司的Word，通过Microsoft Word提供公文的套头打印，也可以生成HTML页面，做为信息发布时使用。表格软件也分为两种：一般用户日常办公使用Microsoft Excel；应用软件系统采用Visual Developers Suit Deal，Visual Developers Suit Deal支持Web，经过测试，其在系统程序中的运行效率比Excel要快捷的多（近10倍）。在应用系统中，表格的处理过程有由系统进行集成并自动处理，无需用户干预。用户只需要学习和掌握Excel一种工具软件的操作和使用方法。统计报表以及信息发布报表用户通过应用程序自动生成，也可以通过Microsoft Excel生成。
3.11.3 电子邮件接口
与Talent2000 for Mail Server等底层通讯接口采用Visual C++语言VIM邮件通信协议。
3.11.4 多媒体等应用环境
应用系统提供图形、图象、语音、光电笔、触摸屏等多媒体应用手段。图形的扫描、压缩、显示、缩放、打印等处理，采用美国AccuSoft公司的Gear GoldPro工具产品。该产品支持多达36种图形处理格式，支持16/32位的Client/Server、Browser/Server等多种应用模式，支持系统的应用集成，满足TWAIN标准，支持各种标准扫描仪和数码照相图形处理。应用系统支持动态图象的存储、播放等，动态图象的采集系统通过采集卡完成，幅面可以为704X576和VCD标准幅面（352X288），文件格式可以为AVI方式，也可以为MPEG方式。光电笔支持文字识别、图形格式、笔迹格式等。文字识别采用TH-OCR集成接口软件。
3.11.5 光盘库系统
3.11.5.1 光盘库系统简介
光盘库是解决快速海量在线数据存取的理想解决方案，其中，可擦写光盘（Rewriteable Optical Disk）是海量存储的发展方向。作为大容量存储设备的可擦写光盘库（MO Jukebox），有三个组成部分：光盘驱动器（Drivers），1个到12个；机械手（Autochanger）；一组光盘片（Disks），16片到几百片。光盘库使用SCSI接口与计算机连接，计算机配有相应的驱动软件和管理软件，可以将光盘库看作一个巨大的硬盘，机械手自动更换驱动器内的光盘片，用户对数据的存取是透明的。在网络环境下，光盘库系统提供了一种快速可靠存储海量数据的方法，网络上的用户均可以通过在线或半在线的方式存取光盘库上的数据。由于光盘库由若干光盘片组成，如何由计算机而不是由人工来管理好光盘片，是光盘管理软件的重要功能，也是我们在选择光盘库管理软件时主要考虑的一个问题。建立光盘库系统，若仅考虑光盘库而不考虑其他方面，有可能造成系统集成的失败。通常集成后的光盘库有以下几种方式：虚拟文件系统（Virtual File System）：通过管理光盘库的软件系统将光盘库与计算机操作系统连接起来，用户以大硬盘的方式使用光盘库，而完全不涉及光盘库本身许多具体的操作。虚拟文件系统一般具有以下一些特点。对用户应用程序系统提供标准的文件系统，实现无缝连接，即应用程序不作修改，以透明的方式使用光盘库；在一个光盘库中可以定义多个目录，或将光盘库中的所有盘片定义为一个目录；文件数据可以跨越多个盘片存放；单个文件的存放可达2TB；在网络环境下客户端可透明使用光盘库系统；可在硬盘设立高速缓存区以提高光盘库的存取速度。 HSH文件迁移系统：自动将数据从服务器的硬盘迁移到相对廉价的存储媒体上，系统将根据存储的利用情况、文件的生成时间长短和文件访问频率等来确定文件迁移的策略，用户可根据实际需要进行系统配置。关键数据可以保留保留在硬盘上，以备快速存取，同时对已经迁移出硬盘的数据提供透明检索，这样系统将不经常访问的数据从服务器硬盘移动到较便宜的介质，而同时系统又将以最短的延迟从这些介质中提取出所需的文件。文件迁移系统提供了多级存储级别的方案，系统可采用各种高容量硬盘、光盘设备等作为可选择的存储介质，文件迁移系统将根据设置的迁移策略自动地把文件迁移到合适存储介质或根据需要进行迁移，光盘库系统是文件迁移系统采用的一种最有效的存储设备。盘片级管理系统：提供了在系统命令级上来控制使用光盘库系统的方案，它通常由驱动程序及控制命令集组成。一般将光盘库作为数据备份方式，由系统管理员操作控制光盘库。通常用于文档管理的光盘库系统都采取的是第一种方式，Talent2000办公自动化系统通过将光盘库系统与美国CA公司的Optical Server进行无缝集成，并且完全按照国家有关业务建设规范，实现用户对光盘库系统的高效、安全、自动管理。
3.11.5.2 光盘库管理
文件、档案及信息资料光盘化管理也就是建立文件、档案及信息资料的电子影像管理系统，电子影像管理系统是一套软件和硬件的综合解决方案，即将文件、资料、照片、录象、录音等转换成电子影像存储在光盘库，用以替代纸张、录象带、录音带等传统的保存方式，并提供灵活方便的检索和管理。电子影像管理系统通过节省纸张和劳动力的成本，通过大幅度减少文件、档案及信息资料的检索时间来提高文件、档案及信息资料服务质量和业务处理效率，机关领导和工作人员在任何时间、任何场合都能快速、准确地获得最需要的信息，满足文件、档案及信息资料现代化管理的需要：高质量、高效率、低成本、自动化。一般电子影像管理系统都通过提供对大容量的光盘（Jukebox）存储设备，例如：HP、Maxlyb、Kodak、Sony、IBM、Cygnet、Panasonic等，进行有效管理（光盘管理系统ODMS），来解决电子影像文件的长期保存和数据共享。一般用于文件、档案及信息资料管理的光盘库系统均是大规模的应用，光盘库管理软件应该具有分布式客户机/服务器的优化结构和高效的影像管理机制，使用户能方便、快速、准确地从数以万计的影像文件中获得需要的信息。另外，为了提高影像存取速度，光盘库管理软件在服务器硬盘上支持大容量的高速缓存，并且在客户机上提供了影像预置功能。在客户机/服务器环境中，一个影像文档的检索指令由客户机送达服务器，服务器根据该指令去访问光盘库，首先判断包含所需影像文档的光盘是否在当前的光盘驱动器中，不然需要通过机械手臂的换盘动作，直至找到相应的光盘，并从中读取所需的电子影像文件，再通过网络送至客户机。在这里，影像文档的检取速度很大程度上受同时存取的用户数、换盘时间和光盘中存放的影像文件数的影响。因此，光盘库管理软件就显得格外重要，可用来有效地管理光盘存取，提高影像文档的检取效率。 Talent2000办公自动化系统软件建立了一整套在国内具有领先水平的分布式客户机/服务器光盘管理软件系统，包括采用ADF方式大量减少影像文件数量，并通过与美国CA公司的Optical Server完全集成，达到对大容量光盘库高速有效管理。 Talent2000办公自动化系统软件对光盘库的管理是一种全自动、免维护方式的，例如：用户在扫描文件后，将自动按照预先设定的索引规则，在光盘库上建立电子影像文件数据；通过网络在用户终端上查询存放在光盘库上的电子影像文件数据时，也是通过Talent2000办公自动化系统软件自动进行。Talent2000办公自动化系统软件对光盘库的全自动、免维护方式管理，将用户对系统的干预过程降到最低，既可以极大地提高工作效率，同时，也完全避免了人为原因，造成影响到数据的一致性、完整性。 Talent2000办公自动化系统软件通过建立分布式客户机/服务器光盘管理系统，达到对光盘库系统的安全保密控制，挂接在网络上的光盘库对于网络用户来讲是不可见的，但是，通过Talent2000办公自动化系统软件的存取又是透明的，它完全通过TCP/IP利用分布式客户机/服务器技术自动实现。
3.11.6 电子影像处理
Talent2000办公自动化系统采用Eastman Software Imaging提供对电子影像的处理技术。Eastman软件公司是Kodak公司所属专业提供电子影像处理的软件公司，该公司通过与Microsoft公司联盟，确立了在影像和工作流程领域的优选地位。现在，Microsoft Windows95/98/NT4.0等操作系统中均含有Eastman软件公司开发的标准影像组件（Imaging for Windows），为全世界数以百万计的桌面系统提供了先进的影像功能。Talent2000办公自动化系统采用的Eastman Imaging比标准影像组件（Imaging for Windows）具有更为丰富、完整和先进的功能，具有以下特点：
■特别适合大规模的应用，具有分布式客户机/服务器的优化结构和高效的影像管理机制，使用户能方便、快速、准确地从数以万计的影像文件中获得需要的信息。■通过连接扫描仪、传真机、数字相机或其它计算机应用系统，可处理各种形式或各种来源的信息，包括纸张、传真、照片及其其它计算机应用系统产生的文件。■具有灵活的影像编辑和批注功能，在影像文件中提供亲笔签名、留痕迹修改、加盖印章、影像或文字标注等多种手段。■在处理大量的文件或资料时，可提供高速的批量扫描，通过数据库系统自动建立索引，特别适合于大型文档系统的电子化建库工作。■具有功能强大、容易使用的开发工具和系统集成工具，使得在其他应用系统中添加文档影像管理功能成为一项轻松的工作。■集成传统的档案室、档案柜、抽屉、文件夹、文档、文件页的多级管理模式，配合先进的计算机影像管理技术，让各个层次的用户都能快速方便地进行电子档案的的检索、浏览、分送和共享。■支持Internet/Intranet访问模式，用户在企业网上可通过Web浏览的方式及时准确地获得所需影像信息。■支持大容量的光盘存储设备，并提供业界领先的光盘管理系统（ODMS）。■除了影像文件以外，还提供了对其他格式的电子文件记性多级管理的功能。
Talent2000办公自动化系统在影像处理方面除了具有以上特点以外，还在影像扫描、影像压缩、影像显示、影像批注、影像打印、影像管理、影像存储、开发工具、体系结构，以及平台支持等方面具有以下优越品质：
■影像扫描：Talent2000 Imaging可以扫描彩色、灰度、或黑白的影像，提供单页扫描或批量扫描方式。Talent2000 Imaging系统支持所有符合TWAIN工业标准的扫描仪，如HP ScanJet。为了适应大规模信息采集的要求，避免输入瓶颈，Talent2000 Imaging支持Kodak、Fujitu等高档扫描仪的批量扫描和自动索引文件，以及自动光盘存取管理。■影像压缩：为了节省存储空间，Talent2000 Imaging支持多种工业标准的压缩格式，如CCITT Group 3(1D) Fax/Modified Huffman、CCITT Group 4(2D)、PackBits、LZW、JPEG等。压缩过的影像文件在显示或打印时可自动解压。■影像显示：Talent2000 Imaging提供比例缩放、自由旋转、"指甲"图标、"全文视窗"和剪贴等多种功能。由于Talent2000 Imaging系统支持多页的影像文档，用户可灵活地以翻页方式浏览所需影像页的信息。Talent2000 Imaging支持下列标准影像文件格式，Tag Imaging File Format (TIFF)、Windows Bitmap (BMP)、Wang Imaging File Format (WIFF)等。用户可以将影像文件从某一种格式方便地转换成另一种格式。Talent2000 Imaging还可以将黑白的影像以灰度的方式显示，以增强影像的清晰度和可读性。■影像批注：Talent2000 Imaging提供影像的批注功能，包括签字、印章以及文字标注等。用户可对加注影像和原始影像文件选择合并或分开存储。■影像打印：Talent2000 Imaging可以支持Windows兼容的打印机，提供彩色、灰度或黑白的影像打印。■影像管理：Talent2000 Imaging的文件管理采用以数据库为基础的自动索引机制。这种机制可以使得用户可以按照《档案著录规则》（GB 3792.5-85）中的所有著录项目透明地访问所需信息，而不用关心影像文件的物理存放位置，有利于真正实现影像文件的分布式存储和管理。除此之外，还支持对其它格式的电子文件进行有效的管理。■影像存储：Talent2000 Imaging支持多种存储介质，用户可选择将影像文件存放在影像服务器硬盘、客户机硬盘或光盘库系统光盘片上。■开发工具：Talent2000 Imaging支持DDE、OLE接口，可与其他Windows应用程序集成。提供丰富的应用程序接口，能与Oracle、Informix、Sybase、SQL Server、DB2等数据库系统有机结合。■体系结构：Talent2000 Imaging支持客户机/服务器模式。影像服务器的主要功能是，提供客户机与服务器间的通讯接口，允许通过网络访问服务器硬盘或光盘上的影像资料。通过Talent2000系统管理提供访问影像文件的权限控制，以确保影像系统的使用安全。■平台支持：Talent2000支持下列平台，IBM AIX、HP-UX、SUN Solaris、Windows NT等；客户机端支持Windows 95、Windows 98和Windows NT。支持TCP/IP网络通讯协议。
|
|
3.11.7 全文检索系统
现在，全文信息检索特别是基于汉字方面的全文检索是关系数据库管理系统所不能提供的，也不能直接在RDBMS上开发，例如，国际上没有一个搜索引擎是基于关系数据库管理系统开发的，包括Yahoo, Infoseek, Excite，Altavista等。全文检索必须采用专有的引擎，在一个混合应用中，关键是如何和关系数据库管理系统集成。本系统软件平台采用TRS全文信息管理系统数据库平台并与Talent2000智能办公集成应用系统进行集成。TRS多年来在许多行业具有成功应用，目前TRS已经从传统的全文检索技术发展成基于Internet/Intranet网络的全线产品系列。 TRS为文档数据库和信息服务系统的建立提供了良好平台。TRS信息发布/检索/服务系统在Web应用和协作产品上提供了更多先进的解决方案，为用户提供了技术先进、稳定可靠、性能超群的开放式Internet/Intranet信息发布和检索平台。它可对Web空间的各种结构化和非结构化信息、文档、图象、声音、动画及其它资料提供强大的字段检索、全文索引和检索功能，同时也提供了现代数据库系统必备的数据管理功能，如数据库维护、数据库的安全性控制、数据的完整性和一致性、数据库备份和恢复、用户管理等功能。
3.11.7.1 实现目标■高效：全文检索系统承担着主要文本类信息的存储、管理、查询任务，为区机关领导和业务人员的信息咨询提供实时、准确服务，所以要求本系统具有海量信息的存储能力、秒级的查询能力、上百用户的并发访问能力等。■稳定：系统应该满足长时间、大负载的运行，确保不间断的正常可靠的运行。■安全：应能提供系统级和信息级多级存取访问安全控制，确保系统和信息的严密安全性。同时应该有很好的数据备份与恢复的机制。■可扩展：包括数据的可扩展和系统的可扩展。数据的可扩展表现在可任意添加新的数据类型、维护已有的数据和追加新的数据；系统的可扩展表现在当有新的应用需求时，系统可以很容易的集成新的应用，或者维护已有的应用，当访问量增加的情况下，系统可以很容易地分布其数据和应用，实现均衡负载。■易维护：易维护是确保系统成功应用的重要因素。由于本系统是面向政府服务的，简单易用，统一风格，界面友好，尤其对于系统管理员来说，无须编程，即可对数据和应用进行维护，是本系统的实现目标。
3.11.7.2 技术说明
■ TRS服务器该模块的主要功能是管理数据，TRS Server产品提供了一个具有全文检索功能的文档型数据库系统。根据部门设置、对数据分布的要求，可以配置多台TRS服务器。■ TRS Web应用服务器该模块使用TRS WAS产品实现资料库信息在Internet/Intranet上的发布和提供用户通过Web浏览器进行查阅、检索功能。它实现数据库中信息的动态发布功能。■ TRS数据加工该模块以TRS CEL为主，可以实现从S2/PS/PS2的格式中提取图片及文字，直接装载到数据库的功能。对于其他格式的电子数据，根据具体情况，采用程序处理方式进入数据库。支持本地和远程两种方式。■ TRS管理员该模块的主要功能是负责创建、加载、维护、备份、恢复、优化等数据库的管理工作；以及对访问的用户和信息进行控制；同时对系统进行实时监控。也支持本地和远程两种方式。 TRS企业版具有以下技术特点：■安全性 TRS数据库服务器采用独立于操作系统的用户管理机制、数据备份和恢复机制、四级安全控制机制（系统级、数据库级、记录级、字段级），完全满足应用需求。■可靠性 TRS数据库服务器先进的多进程/线程/任务/加锁管理机制和Cache的使用，支持大量用户的并发访问，支持双机热备份，目前已经在许多Internet/Intranet实际应用中使用，保障整个系统7天24小时不间断运行。■开放性 TRS数据库服务器并不是一个封闭的系统，从设计开始就非常注重标准的支持。如所有的数据库访问接口支持SQL标准，提供4GL的应用开发工具，支持包括文本、Office、HTML、PDF、各种流行的多媒体格式、S2/PS2/S72/PS照排格式等各种标准的文档的检索和浏览，支持TCP/IP、HTTP、HTML、JAVA、OLE DB、ASP等各种标准，支持与其他应用系统如RDBMS等系统的数据交换。保障用户投资的有效性和长久性。■其它多线程：TRS使用多线程并发机制和多进程预加载技术，减少了系统资源的开销，使服务响应更加迅速、快捷。系统更加可靠，更加适应Internet信息发布系统的应用环境和要求。索引与检索引擎：TRS与当前实际投入运行的各种全文检索系统相比，具有更快的索引和检索速度。在典型的应用环境下(PC机)，TRS的索引速度可达每小时300多兆，甚至400兆。对于G级规模的数据库，检索的平均响应时间在0.3秒左右。 API：TRS对API进行了重新设计，在技术上作了大幅度的改进，使接口更加友好、执行效率更高，并且TRS的API在功能上具有一致性，无论开发基于Windows的应用程序，还是开发Web服务器，都将使用统一的API。空间：TRS内置了先进的文本和索引压缩技术，使数据库的膨胀率大大缩小。一般数据的膨胀率在0.3左右，对于典型的全文数据库，如法律法规数据库，其膨胀率接近0。安全控制机制：TRS增加了"用户组"级安全控制，加强了"记录"级的安全控制。"用户组"级权限的设立，既简化了系统管理员的权限管理操作，也减少了系统的权限管理开销。对"记录"级的安全控制，不仅可通过视图来完成，同时还支持对记录设置"密级"、"口令"和"用户组可读"等安全属性。除此之外，TRS还内置了"防火墙"功能，系统管理员可自由配置任意IP地址或子网对系统的登录、维护和查询权。中文检索中的完备性问题：TRS 在中文按词检索基础上，增加了特殊的字词混合索引机制，并且在检索过程中采用智能算法，有效解决中文自然语言中固有的计算语言学问题，满足信息检索查全率和查准率的专业性需求。加权检索：TRS可对检索结果进行相关性排序和加权检索。如果不同的检索词，对用户具有不同的重要性，则用户可在检索表达式中，对这些检索词赋予不同的重要性权重，以改变检索结果集的相关性，更加符合专业情报检索者的需求。管理：TRS数据库服务器有一套基于Windows客户端的全套数据库管理和系统管理工具集，可以完成所有建库、数据加载、数据维护、词典维护、用户管理、系统管理和维护等各种管理工作，界面友好，使用容易，无须再编程。同时TRS还提供了一套Windows界面的管理Web站点的管理工具，帮助你快速建立各种新的访问TRS数据库服务器的Web应用。各种信息如何进入资料库，如何在Web上发布，其手段和工具的方便性也非常重要。TRS专门为解决各种数据的上网开发了一整套方便灵活的工具，解决了你所困扰的数据建库的问题。
|
|
3.11.7.3 主要功能■信息的收集、加工和建库对于使用各种软件工具编辑和整理的各种格式文档，如Text、Microsoft Word、 WPS等，以及各种系统所产生的S2、PS2、PS文件、HTML、PDF文件等，提供集数据转换、分析加工、分类标引和入库上网功能于一体的方便工具；对从其它应用系统中传输过来的数据，或已存储在其他应用系统中的数据，提供TRS格式数据转换工具，自动将数据装载到TRS数据库中；提供Internet搜索和加工工具，自动将Internet上感兴趣的Web站点的发布信息搜索到本地，经过分析和加工后即可建立TRS数据库，在Intranet上发布。■信息的管理和维护提供对各种资料按各自信息特征建立相应数据库的手段，并且提供数据维护工具，使数据库的管理人员使用该工具不需二次开发便可设计数据库的输入输出界面，可方便地维护更新数据库的内容，使网上用户可及时得到最新信息；结构化数据和非结构化数据的自动入库、索引、组合检索和发布功能；数据可以集中或分布存储，完全满足在Intranet上对多媒体信息和各种格式文档的管理、检索和发布的需求；用户无需把所有数据在加载前全部转换成HTML格式，即可自动在Web空间实现信息发布；提供方便修改数据库的检索、浏览界面的手段；对TRS数据库中的信息可通过简单的分类定义即可实现按栏目、按日期等全方位的分层次、分类信息导航，结合基于文献内容的全文检索和外部特征属性的检索手段，以及先进的二次检索功能，可为各使用者提供高效方便地网上查询和阅读刊物的手段；同时支持中文简体、中文繁体和英文数据库；强大的数据库管理功能，包括数据库维护、安全性控制、数据的完整性和一致性、数据库的备份和恢复、独立的用户管理、访问日志、记帐功能等；提供对各种主题词典、同义词典、反义词典等知识词典的维护工具,可以实现基于知识的概念检索手段,提高查询的效率；支持远程用户数据加载和维护；支持分布式管理，通过设置数据库和用户的权限，实现各部门负责维护各部门的数据库，保证数据库的安全性和数据自治的要求；专门提供客户端图形界面的数据库管理员工具,实现所有的管理工作。■信息的查询和浏览最终用户统一使用流行、一致的浏览器界面，进行数据的查询和浏览；可以同时对多个数据库进行检索；具有定题检索机制，服务器可定期自动把所需要的资料主动发送到网上用户的电子邮箱中，供用户阅读；提供全文检索和外部特征检索的各种逻辑组合检索手段，辅以二次检索、历史检索、概念检索、层次分类检索,实现全方位的检索；对检索结果提供包括相关性排序、日期等外部特征排序在内的各种排序手段，在文章中提供命中点加亮的功能；提供浏览原格式文件的手段；提供在浏览器中以标准格式下载数据或输出数据的功能。■用户管理机制 TRS采用独立于操作系统的用户管理机制，用户可分为系统管理员级（DBA）、资源用户级（RESOURCE）、连接级用户（CONNECT）。不同用户根据授权访问、维护相应的数据库，即不同的数据库可授权给不同的用户去访问，不同授权的用户所访问的信息是有所区别的；多用户(授权维护人员)数据维护操作支持一定的锁定机制，确保数据的一致性；数据库中的数据可备份到磁带、硬盘、光盘等介质上,必要的时候可以恢复。■信息存储 TRS支持双机热备份，所有数据实行实时热备份存储，不能因存储介质故障影响系统运行；数据库中的数据可方便地备份到磁带、硬盘、光盘等介质上，必要的时候可以恢复使用，并且在备份和恢复时并不影响数据库的检索和浏览。
3.12 系统安全
XX区政府行政办公自动化系统属高层管理信息系统，从某种程度讲，XX区政府的办公活动将对其形成直接的依赖，所以系统安全至关重要。系统的安全主要包括两部分，即系统运行和信息的安全。系统运行的安全是保证系统正常的运行和防止系统被恶意攻击。信息的安全是保证信息的完整性、保密性。本建议书已经在前面的章节中介绍了关于数据库的安全性控制，为了保证XX区政府行政办公自动化系统运行安全和信息的安全，还采用以下防范措施。
3.12.1 互连管理的措施 XX区政府行政办公自动化系统不是一个封闭的内部网络，存在与外系统的互连，所以必须在互连中加以限制和保护。
a)与省市局和下属单位的互连 XX区政府行政办公自动化系统在与省市局和下属单位网络的互连中，为保持各处网络信息安全性，我们建议采用网关或电子邮件的方式：即各自都建立针对对方的信息服务器，而不采用网络低层、透明的互联方式；不允许对方用户直接、透明地访问本网络。
b) 从物理上与Internet断开根据国家保密局有关办公信息网络安全的通知，XX区政府机关局域网与Internet应物理断开。物理断开虽然保证了从根本上防止网络"黑客"对本网络系统的攻击，但是，也造成了系统建设规划不统一，重复甚至大量浪费投资等，针对此问题，我们也提出一种相对安全的方案，允许区机关Intranet用户访问Internet；禁止Internet用户进入区机关Intranet，但允许访问区机关Intranet网络外设的向社会公开发布信息的公共信息服务器。利用防火墙技术建立一个停火区，将区机关Intranet网络和Internet隔离开。首先在停火区中用一个具有数据包过滤功能的筛路由器，通过检查流经该路由器上数据包的IP地址状态，判断数据包IP地址是通信之中的IP还是请求连接的IP；将来自Internet的请求连接的IP数据包阻止在筛选路由器之外，实现初步安全。然后用代理服务器在应用层将Intranet与Internet相连，所有区机关Intranet用户对Internet的访问都用该代理服务器来完成，通过网络地址转换（NAT）将区机关Intranet的网络地址隐藏起来，对Internet来的访问，代理服务器不对其提供任何服务，从而阻止Internet对局Intranet的闯入；而且代理服务器具有身份验证和日志功能，可以用于实施对数据流监控、过滤、记录。
c) 移动办公安全系统为移动办公提供了拔号上网的接口，为防止外部的入侵，需配置身份验证服务器，确定用户的身份和权限；并在拔号服务器和移动办公用户间实现传输加密。
3.12.2 口令保护
为了防止非法用户不合法的存取信息，应对用户的存取资格和权限进行检查。在系统中口令选择足够的码长，一般性用户口令的字符长度不低于8位，而且要经常的变换。保密性很强的高级用户采用一次性口令（One-Time-Password）。
3.12.3 存取控制
在网络设计时通过对数据重要性、保密性、公开性及使用者的分析，把网络划分为不同的网段，或划分为不同的工作组；通过信息系统的管理人员中对工作组和用户不同操作的授权，可以控制用户对信息源不同级别操作，防止对信息非法的访问、修改、删除，保证数据的安全与保密。
3.12.4 审计管理
系统软件和应用软件应具有强大的日志能力。对于任何被保护的数据资源（如数据库文件）的存取、删除、修改等操作的时间、操作的用户等等信息都有详细记录，提供审计功能。
3.12.5 信息加密
在网络中，信息存储介质和信息传输通道是共享的，所以必须对信息加密。主要的加密方式分为传输数据加密和存储数据的加密。传输信息的加密：传输数据的加密可以采用数据链路加密和端到端加密。其中数据链路加密是对两个节点之间的单独通信线路上数据进行加密保护；端到端加密为网络提供从源到目的的传输加密保护。存储数据加密：存储数据加密保护是针对记录媒体的信息进行密码化保护。只有获得正确密钥的用户才有权共享文件。加密的目的主要防止偷读、冒充其他用户存取、非法复制等。系统中加密硬件设备应选用中办机要局认可的国内开发设备，加密的软件要选用安全可靠。
3.12.6 计算机病毒的防治
计算机病毒种类繁多，危害极大，轻者影响系统的运行性能，重者破坏系统数据，使系统陷于瘫痪。对此必须对计算机病毒采取严密的防范措施：未经信息中心的许可，不得使用可移动介质（软、光盘等）进行程序、信息的复制与传递。定期或不定期的进行病毒的防治检查，系统中应配有公安部门认可的安全可靠软硬件杀病毒、防病毒产品。
3.12.7 IC卡管理
IC卡的权限管理与计算权系统的权限管理要一致，只有本单位或授权人员才能进入本单位的计算机。为每台计算机建立使用日志，包括使用人、使用时间等。
3.12.8 安全意识教育与严格的管理制度
在系统中最重要的安全保密因素是操作人员，以上所有的安全都是由操作人员来实现的，所以必要的安全意识教育与严格的管理制度是系统安全与保密的重要组成部分。
|
|
第四章应用软件系统设计
4.1 应用系统组成
XX区政府行政办公自动化系统的应用软件系统组成如下图所示。注1：本方案主要对通用办公进行设计并简要说明各子系统的功能或流程。注2：列举的示例主要为说明软件功能及流程需要，并不代表具有任何真实的意义和承担任何责任。
4.2 今日工作
办公自动化系统集成了公文、政务信息、档案、会议、日程、交办事项、电子公告等多项业务及其他日常工作管理，随着XX区政府行政办公自动化系统建设的逐步推进和深化，办公自动化系统也将集成各专业司局业务应用。大量的信息处理如果没有一个集成直观的环境，而需要使用者到不同的应用系统中去查询和处理时，不仅削弱了应用系统使用的方便性，更浪费使用者大量的时间和精力，Talent2000智能化办公信息集成系统（以下简称"Talent2000"）通过为使用者提供"今日工作"模块而有效地解决这样一个问题。"今日工作"，即将当日或者一段时间使用者需要处理的业务，例如：需要核稿、会签、签发、办理、批示等的文件；需要答复的会议邀请、需要办理的事项等等，统一集中在一个台面上，供使用者直观处理。日常，机关工作人员需要处理大量的事务，有些事务处理还需要及时办理，但是，使用者并不是时时刻刻都守在相关应用系统面前的，如果没有建立有效的提醒机制，往往使用者并不知道有事务需要他处理，因此，针对有关事务处理建立有效的提醒机制，是办公自动化系统软件建设非常重要的一个方面。
目前，Talent2000为使用者建立的提醒是利用Internet Explorer的Active Desktop功能。通过Active Desktop，用户可以定义更新时间及更新频率，提示信息可以是超文本连接，也可以是语音提示信息。提示信息由于放置在桌面，因此，只要用户的计算机处于开电状态都可以按照用户的要求进行提醒。
4.3 公文管理系统
公文管理及远程传输系统（以下简称"Talent2000"），以政府机关现行办公体制和结构特点为基础，满足《国家行政机关公文处理办法》（国办1993年修订）、《中国共产党机关公文处理条例》（中办发[1996]14号）等法规性文件要求，实现公文管理全过程的计算机自动化处理。以各有关单位为对象，公文管理及远程传输系统实现局域和广域两种处理模式。■局域方式是指公文流转在某一单位内部完成，例如：XX区政府机关内部。在此方式下提供收文、发文、拟办、批办、分发、签收、承办、查询、催办、传阅、统计、借阅、清退、立卷、归档和销毁等公文处理全过程的计算机自动化处理。■广域方式是指公文流转在某两个或多个单位之间完成，例如：XX区政府给各市、州政府发文；市、州政府有关单位给XX区政府机关发文等。在此方式下实现电子公文的远程传输、确认、接收和回执。 XX区政府办文系统包括了收文、发文、电报、机要文件、办件等，以上各类文件（电报）都涵盖在公文管理及远程传输系统中，所以，以下将根据《国家行政机关公文处理办法》（国办1993年修订）、《中国共产党机关公文处理条例》（中办发[1996]14号）等文件要求，从公文拟制、办理、管理、立卷归档等在内的一系列衔接有序的工作，简单描述公文管理及远程传输系统，有关公文管理及远程传输系统的详细功能说明请参阅以下技术文档：《Talent2000机关公文管理及远程传输系统安装与实施说明书》《Talent2000机关公文管理及远程传输系统（文秘部门）使用说明书》《Talent2000机关公文管理及远程传输系统（领导）使用说明书》《Talent2000机关公文管理及远程传输系统（业务人员）使用说明书》《Talent2000机关公文管理及远程传输系统（文印部门）使用说明书》《Talent2000机关公文管理及远程传输系统（系统管理员）使用说明书》
4.3.1 公文拟制
公文（指发文）拟制是指公文的起草、校核、会签和领导审批签发等。机关发文一般流转程序为：首先由拟稿部门（人）负责起草；起草完毕，送相关领导进行校核，如果需要相关单位会签时，送相关单位会签；校核（含会签）完毕，转呈本机关领导人审批签发。对于已经经本单位领导人审批过的文稿，在印发之前可再做校核，经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。如果送印，将进入发文办理程序。发文起草、校核、领导批示、会签、签发及文件编号的整个过程可以从"查看流程"中了解到。如果需要了解有关校核、会签及签发的意见或者详细内容，可以通过超文本连接"核稿、会签、签发意见"了解到，它将记载发文起草的整个运行过程中的有关意见。对于正文，系统采用主流字处理软件Microsoft Word，Microsoft Word可以与Internet Explorer进行紧密集成，另外，由于采用Microsoft Word，用户可以很方便选择是否保留"痕迹"功能，既将在发文起草运行过程中对原稿的修改情况完整地记录并可进行不同版本的比较。经过领导签发的发文，将根据不同的发文类别：部文、司局文，自动传送到相关文秘部门的发文登记中进行记载，并可送文印部门进行印刷，免除了文秘部门的重复登记和文印部门再次输入，不仅快速方便，减轻工作量，同时，也杜绝了可能出现的错误。
4.3.2 办理
根据《国家行政机关公文处理办法》（国办1993年修订）和《中国共产党机关公文处理条例》（中办发[1996]14号）：各级行政（党）机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作，公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。文秘部门是机关公文运转的核心，例如：XX区政府机关，文秘部门为机关各处室综合文秘。机关公文分为收文、发文，公文运转严格按照有关规定进行，即具有二次分发的特点。XX区政府各级领导和业务部门文件的来源为本部门（单位）文秘部门，原则上XX区政府各单位之间公文运转不跨越文秘部门。公文办理分为收文办理和发文办理，手工方式下和实行计算机后进行公文办理的工作会出现一些差别。行政机关公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。对于党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。为了保障机关公文处理工作有条不紊地进行，在国家没有出台有关电子公文管理规定，以及中办机要局关于电子公文安全保密及法律认证的有关规范前，取消所有的纸制文件，实行完全的电子文件，即完全的无纸化办公，还将不是现今公文计算机管理系统建设的目标，公文处理及远程传输系统将提供无纸化和纸张与计算机并轨两种方式。方案将本着计算机管理辅助纸质管理的原则，简要说明公文处理及远程传输系统。
1) 收文办理收文办理主要包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅、批示、承办和催办等程序。
a) 签收签收是指将发文（或者分发文件）单位，通过网络发来的电子文件，收下来并自动登录到本单位（或人）的收文数据库中，形成属于本单位（或人）的收文电子文件数据及其登记表。签收电子文件可依据纸质文件，也可在收到纸质文件之前签收电子文件。对于需要严格依据电子文件辅助手工管理的单位，应以纸质文件的有关数据为准，并逐件清点。例如：是否收到足够的份数，如发现问题，应该及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。为了分清责任，所有缓急的公文签收都应注明签收的具体时间。根据机关工作职能划分，在公文管理系统中，对于签收过的文件处理分成三种处理模式：文秘部门签收、领导签收、业务部门（人员）签收。对于文秘部门签收下来的文件将自动登记的收文库中；对于领导签收下来的文件，将按照已经阅批件、未阅批件自动分类存放；对于业务部门（人员）签收下来的文件，将按照阅件、协办件和主办件自动分类存放。机关内部、机关与各有关单位之间，通过网络签收文件时，在正确接收文件后，将通过网络自动回送对方回执信息，包括：签收人姓名、签收时间及份数等。除电子签收信息以外，如果需要履行手工签字或者盖章手续给发文方以凭据的，可以按照单位或者日期打印《文件分发清单》，或者《收/发文日登记表》。在Talent2000的签收模块设计中，除包含有文件的自动签收功能以外，还包括：对分发文件的回执签收功能；自动统计和生成催签单，以及表格或者电子邮件方式发给有关部门催签文件；打印回执单；修改签收密码；以及签收情况的查询和统计等。
b) 登记登记是指：在公文办理过程中，就公文的特征（公文条目、正文、附件等）进行记载。登记应当将公文的标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、份数、收文日期等逐项填写清楚。对于XX区政府而言，收文来源分别有中央、国务院来文；市、州政府来文；区各直属单位来文；其他单位来文等。实行远程公文传输处理以后，市、州政府和区各直属单位以及国务院秘书局来文通过网络可以完成签收，以数据共享方式进行自动登记。对于目前没有与XX区政府联网的党政机关等单位，在收到文件后，录入条目、正文、附件等公文信息，其中，正文、附件可以扫描方式录入图形电子文件数据。按照文秘部门日常工作模式要求，以及参照大量各级、各类用户应用公文登记时的使用要求，公文的登记处理首先应该是一个集成化的处理环境。例如：在公文登记处理模块中，可以方便地进行文件的分发处理工作；可以方便地完成文件定位、翻页、插入、删除等处理；可以直观了解文件现行状态，分发和退回情况、借阅和归还情况、销毁和归档情况等；除此之外，还提供主题词的自动标引，文号提示，立卷类目提示，附件处理，相关文件处理，电子影像及多媒体数据处理等等。
c) 拟办办公室对需要办理的公文提出办理意见，通过网络随电子公文数据传送给有关领导人批示，也可以打印公文处理单供领导批示。
d) 分发办公室根据有关规定或者领导人批示精神，通过网络将电子公文信息分送有关单位、领导或者部门（人）。对于需要利用计算机完成纸质文件自动清退的单位，电子公文运转依据纸质公文运转。分发处理应用严格按照机关公文处理的要求进行处理，办公厅在进行文件的分发处理时，可以将文件分发给办公厅有关领导和业务部门（人），也可分发给机关有关司局办公室以及各省有关单位，但是，按照公文的正常运行规定，不可以将文件直接分发给有关司局领导或业务部门，而应该通过相关司局文秘部门完成。根据《国家行政机关公文处理办法》（国办1993年修订）和《中国共产党机关公文处理条例》（中办发[1996]14号）等有关文件规定：文件应该集中管理，对于密级文件应该管理到份。根据以上要求，在设计和实现Talent2000公文系统的分发处理时，提供了文件的份数计算功能，例如：文件总计份数、归档份数、已经分发份数、已经退还份数、已经借出份数、正在传阅份数、已经销毁份数、可供分发的份数、现在实际准备分发的份数等，以辅助文秘部门对于公文分发工作做到"心中有数"。 Talent2000提供分发文件的自动清退功能，文件清退也是按照现行公文处理要求进行设计。一般需要清退的文件是指分发给本单位内部的文件，例如：办公室内部，而分发给其他单位的文件一般不清退，例如：分发给其他下属单位的文件。对于分发给本单位内部的文件也不是所有文件均需要清退，因此，Talent2000设计了部分清退功能，以满足使用要求。对于密级文件应该管理到份的使用要求，Talent2000结合公文处理日常工作中所用到的文件份号进行处理，以达到区分和记载每份文件都实际流转的情况。
e) 传阅传阅处理是公文分发处理的一种特殊形式，一般是指办公室根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文（或一些公文）以文件夹方式，确定一定的阅知或者批示顺序，分送有关领导人或者部门。办公室首先定义传阅文件以及需要传阅的有关领导人，并通过网络将文件送达需要阅知或批示文件的领导人。传阅方式可以采取横向和纵向两种，任何一种方式下都可以随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。如果不以文件实物（份数）为依据时，可以采取不计份数方式，所有需要阅知或批示文件的领导人，可以同时得到电子公文信息。 Talent2000传阅处理按照传阅文件夹方式进行管理，一个传阅文件夹（用户可根据文件内容自行定义）包含有若干份文件，同时也包含有此文件夹应该传阅的领导或者单位。传阅文件夹分为正在传阅的文件夹和未开始传阅的文件夹，正在传阅的文件夹包含已经阅知或批示的领导或部门、未阅知或批示的领导或部门、正在阅知或批示的领导或部门等信息。日常传阅处理工作中，传阅的顺序是可调整的，Talent2000传阅处理中传阅的顺序也是可调整的，正在阅知或批示的领导或部门在阅知或批示完文件后，可根据传阅的顺序进行传阅，也可以自动选择顺序，甚至退回到文秘部门，由文秘部门往下继续传阅。
|
|
f) 批示
有关领导人根据授权或者有关规定对于文件阅办情况进行批示。批示分为电子批示和纸张批示两种，在中共中央办公厅、国务院办公厅，以及国家档案局没有出台相关电子文件管理规定和法律认证规范前，重要文件应当在接收纸质文件后，在纸质文件上进行批示。如果本单位的领导人在纸质文件上进行批示，Talent2000专门给文秘部门设计了领导批示录入模块，供办公室将有关领导批示内容扫描成为电子图形数据。有关领导人接收电子文件后，如果需要在电子文件上进行批示，可以采取选择预先设定的批示内容进行批示；也可以直接键入批示的内容；如果使用多媒体计算机，可以采用语音、录象方式进行批示；也可以采用光电笔方式，直接通过光电笔书写批示内容。领导在文件的批示过程中，可以根据授权了解该份文件其他领导的批示情况。
g) 承办办公室根据领导对文件的承办有关批示精神的要求，在定义有关催办意见后（见后页催办定义），将文件分发给承办单位，业务部门经签收得到文件的有关信息，包括文件内容、领导对文件承办的批示意见等。对于业务部门，Talent2000将收到的文件按照阅件、主办件、协办件分类进行登记，并以树型结构方式显示。主办单位应及时会同有关协办单位进行文件办理，文件办理完毕后，承办结果由主办单位进行登录。对于不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门，同时说明理由。如果主办单位变换，以前有关文件的承办结果也流转给新的主办单位，供新的主办单位办文时参考。
h) 催办对于需要办理的文件，办公室登记主办单位、协办单位、办理期限等催办信息，同时对公文的承办情况进行督促检查。对于已经过了承办期限，或者接近承办期限的文件都可以按照打印催办单或电子邮件。
2) 发文办理公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
a) 核发办公室在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。核发工作完成后，将把发文数据自动同时记录到本单位的发文数据库中，同时，传送公文电子数据给打字室，供印制时使用。
b) 登记经核发的公文自动登录到发文数据库中，包括编制新的发文流水号等。如果需要文秘部门进行发文的登记时，可按照以下方式进行登记。
c) 印制公文印制应当做到准确、及时、规范、安全、保密。由于公文经核发后直接传送到打字室，能够减轻打字室工作的劳动量和强度，满足其使用要求。
d) 分发在公文印制完毕，办公室可以开始公文的分发工作，根据各单位不同的使用要求，也可以在完成核发工作的同时开展公文分发工作，以进一步提高公文的时效性。对于秘密以上的公文，公文运转应当登记文件的份号，因此，办公室应当在接收到纸质文件以后，按照正确的份号进行分发工作。
4.3.4 管理
机关公文涉及大量国家、行业机密信息，在使用计算机管理公文的同时必须做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又利于公文保密。一般公文管理包括：严格按照机关工作要求控制印发阅读范围；公开发布的公文须经有关业务主管部门严格审批；复制公文与正式印发的公文同样管理，翻印件注明翻印机关名称、翻印日期和份数，并加盖复印机关戳记；汇编公文须经办公室或主管业务单位批准，并按照编入公文的最高密级标注并进行管理；密级公文或者重要公文应当由文秘部门集中保管，并及时清理、清退，并向业务主管机关报告公文管理情况；销毁密级公文或者重要公文应当履行登记手续，经主管领导人签字批准后，实行二人监销，个人不得擅自销毁公文。实行计算机管理以后，在丰富和方便办公信息来源的同时，也对于机关公文管理提出了更高的要求，应当严格按照机关公文管理业务规范开展工作，以达到科学化、制度化、规范化。
1) 范围一般情况下，机关各领导或者部门，只能查看属于本人（部门）的文件以及相关信息，需要查看其它公文信息时，需向办公室提出申请，查看完毕应当及时收回授权。
2) 发布发布或公开公文需经办公室审核，并报请办公室主任批准。
3) 复制通过终端复制（打印）公文时，建立严格的系统审计制度，自动记录公文复制情况，以利于备查。复制公文应当提交办公室登记。
4) 汇编通过终端汇编公文时，建立严格的系统审计制度，自动记录公文汇编情况，以利于备查。汇编仅只提供给办公室，办公室在汇编公文时，并履行登记手续。
5) 清退按照公文管理业务规范的要求，公文应当由办公室集中保管。如果本单位纸质文件同电子文件同时流转时，应当使用电子文件数据辅助进行纸质文件的管理，并且及时清退回收文件。
6) 销毁严格建立销毁制度，随时控制公文运行状况。
7) 统计各部门每年处理了大量的文件，各文秘部门根据授权可统计自己的公文处理情况，还可以统计整个机关网上各单位的公文处理情况。Talent2000提供的统计方法有：收文总量、发文总量、收文分发总量、发文分发总量、收发文总量、收文归档情况、发文归档情况、各单位收文量、各单位发文量等。从各个侧面，方便、完整、准确的统计，可以为用户和领导提供全面、及时和准确的各类统计数据，可极大地减轻工作强度，提高决策的科学性和可预见性。统计结果图文并茂，可以表格或多种图形方式进行显示和打印。
4.3.5 立卷归档
在国家没有出台新的立卷制度改革措施前，应当根据《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》（GB 3792.5-85）、《文书档案案卷格式》（GB 9705-88）、《机关档案工作业务建设规范》（国档发[1987]27号）等法规性文件的要求，以及档案管理部门关于档案工作业务建设的有关规范，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷并归档。 XX区政府每年均处理了大量的公文、电报等，按照机关业务职能划分，文书立卷由文秘部门完成。实现文档一体化系统可以大大减轻文书和档案人员的劳动强度，加快立卷速度，提高立卷质量，从而理顺文书工作和档案工作的业务关系。文档一体化系统的基础在办公室等文秘部门，因此，针对文档一体化系统，对现行公文管理过程进行必要的设计，为计算机辅助立卷提供符合接口标准的公文处理数据，以利于实现文档一体化。有关立卷归档及文档一体化的详细介绍，请参阅后续章节中的文档一体化计算机系统及档案光盘多媒体计算机网络系统。
4.3.6 文印部门应用
为了使得Talent2000公文处理及远程传输系统在各单位应用取得应有的建设成效，满足现阶段办公自动化系统建设的使用要求，我们在Talent2000公文处理及远程传输系统中设计和开发了一个符合文印部门使用要求的文印部门应用模块。在机关公文管理系统实际运行过程中，如果按照规范和统一的发文处理流程进行发文的起草、会签、签发等进行时，可以保障公文管理系统的完备运行，但是，在实际工作中，特别是需要协调机关很多的单位，涉及到各级领导和业务人员，因此，往往系统建设和实施的过程非常长，甚至，使得许多已经开发完成的系统面临失败。Talent2000提供的文印部门应用模块可以利用文印部门打印的发文，直接按照单位，以网络方式进行发文数据的自动登录，有效地保障了公文管理系统在机关的正常运转。许多文印部门使用北大方正电子排版系统进行文字处理，Talent2000提供对北大方正二扫文件自动过滤支持功能，满足机关办公对文件全文的使用要求。
|
|
4.4 文档一体化计算机系统
文档一体化是指公文和文书档案进行一体化管理，也就是利用电子公文数据进行计算机辅助立卷工作，从而建立档案电子数据。文档一体化计算机系统，分为公文计算机管理；利用公文处理数据有效地开展计算机辅助立卷；文书档案计算机管理等三个环节。实现文档一体化，使得从收（发）文到档案的归档、利用都使用一套数据，不仅极大地节约了人力、物力和财力，而且从根本上杜绝了错误，保证了所建档案的一致、有效和完整。通过实现文档一体化，将公文流转过程中产生的原件图形数据，自动按照档案规范中的档号建立光盘库；文件分发承办情况，同时记录在档案管理系统中；领导对于文件承办的批示精神也可以同样保存在档案系统里，以上丰富的信息，都是以前档案管理制度和方法所难以实现的，但是，通过建设文档一体化系统，就可以很快变为现实。通过实现文档一体化，可以进一步理顺文书工作和档案工作的关系，极大地减轻文书立卷工作和档案管理工作的劳动强度，加快建档的速度，提高建档的质量，实现标准化和程序化，为进一步搞好文书和档案工作创造条件，对于提高XX区政府公文处理和文书档案管理工作的效率和水平将具有十分重要的意义。 Talent2000公文处理系统已经在上一章中有比较全面的描述，本章将主要以文书立卷过程为重点，简要阐述文档一体化计算机系统思路。
4.4.1 文档一体化概述档案部门的文书档案来源主要是各文书处理部门年度处理的文书，因此，文书工作和档案工作必然存在着非常紧密的联系。按照我国各级政府部门和企事业单位现行机构设置，文书和档案工作的层次结构一般为：办公室、秘书处、保密室等文秘部门（以下简称：文秘部门）；档案室、保密档案室等立卷归档部门（注：有些单位没有设置专门的档案室，立卷归档部门在文秘部门，以下将对立卷归档部门简称为"档案室"）；档案处、档案馆等档案管理部门。■文秘部门负责机关公文处理，包括：收文、发文、分发、催办、传阅、查询、统计、清退、借阅和销毁等项工作。根据工作职能划分和国家档案局有关规定，立卷工作在文秘部门完成，主要因为文秘部门承担日常的文书处理工作，是最全面和完整了解和掌握年度文件本身规律的部门，只有采取文秘部门立卷方式，才能从根本上保证按照立卷规范要求开展文书立卷工作。文秘部门承担立卷工作时，将完成以下"档案室"工作。许多单位根据自身的实际情况，文秘部门不承担文书立卷工作，把"公文数据"（文件实物和电子数据）按照要求移交给档案室，由档案室完成文书立卷工作。■档案室利用文秘部门移交的年度"文件数据"进行计算机辅助立卷。文书立卷一般按照年度隔年进行，即本年度公文处理完毕，一般在下一年度的3~4月份，当该承办的文件承办完毕，并基本回收完毕，然后开始进行文书立卷工作。经过立卷的案卷，按照要求移交给档案处、档案馆等档案管理部门。■按照保管要求，档案处（室）接收各档案室移交的"案卷数据"（案卷实物和电子数据），并自动汇总各档案室（对于划分了全宗的单位称为全宗）的"案卷数据"，同时，负责档案的提供利用工作。文档一体化计算机系统理论上虽然分为三个环节，但是，根据工作任务和性质来划分，文秘部门在日常处理现行文书处理工作时，不担负立卷归档的有关工作，档案处（室）在开展接收整理、提供利用、档案保管等项工作时，也不担负现行文件的处理工作。因此，文档一体化计算机系统应分为公文管理系统和档案管理系统两个有着有机联系的计算机软件系统，进行计算机辅助立卷的要求和功能分别涵盖在公文管理系统和档案管理系统中，公文管理系统和档案管理系统合称为文档一体化系统。根据以上层次结构分析，不在文秘部门立卷时，文秘部门只使用公文管理系统，在文秘部门立卷时，使用公文管理系统和档案管理系统（立卷归档应用），档案处（室）使用档案管理系统（档案处馆应用），公文管理系统和档案管理系统根据计算机辅助立卷的要求进行数据交换。文档一体化计算机系统，使得从收（发）文到档案的归档、进馆、利用等都使用一套数据，不仅极大地节约了人力、物力和财力，而且从根本上杜绝了错误，保证了所建档案的一致、有效和完整。产生以上所有这些变化，仅仅是文秘部门改变一下以前的工作方式，把手写到《收（发）文本登记簿》上的文件数据，通过计算机登记到公文管理系统中。开展文档一体化计算机管理工作，必然会对现行的一些工作方式和要求带来一些变化，对于文秘部门而言，这些变化往往又体现在"对现行文件处理要求"上。
4.4.2 文档一体化对现行文件处理要求
使用计算机有效地开展文书处理工作是建立文档一体化系统的基础，否则，要谈实现文档一体化只能是空中楼阁，这就要求我们首先提供给文秘部门一套完全满足其使用要求的公文管理计算机软件系统，有关公文管理系统的设计请参阅 "公文管理及远程传输系统"。通过公文管理系统，文秘部门把每天收到的文件信息登记到计算机中，这些信息包括两方面的内容：■一方面是文件本身的要素信息，例如，文件标题、文件编号、发文单位、密级、份数、主题词，以及正文、附件等。以上需要登录的信息绝大部门与文秘部门现行登记到《收（发）文登记簿》上的信息与要求基本一致。■另一方面是按照文件的立卷归档范围，对于需要归档的文件定义必要的文书立卷信息，例如，保管期限、文件立卷类目等，对于同时管理多个全宗的单位，还应该划分文件的归档全宗。为了避免由于工作任务划分等原因，影响到文档一体化计算机系统的实现，在Talent2000中将这一方面的信息变为可选择项。无论在文书处理工作中是否定义了文书立卷归档信息，Talent2000都能够实现文档一体化，其具体设计及技术思路请参见计算机辅助立卷。在Talent2000中，如果需要实现文档一体化，无论在文书处理过程中定义立卷归档属性，还是在开展立卷工作时定义，一般对于归档文件材料而言，需要定义的属性内容仅有以下三项：保管期限、立卷类目、全宗。■保管期限：根据档案管理的有关规定，对于需要归档的文件材料必须划分其保管期限。划分保管期限涉及到案卷的排列、编号和案卷目录的编制。按照国家档案局1987年12月4日颁布的《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》等现行文件和标准，保管期限划分为永久、长期、短期等三种，但是，针对有些特殊的单位和行业，自行也定义了新的保管期限，例如，军队系统的保管期限划分为永久、定期两种，有些档案管理部门在国家档案局划分的保管期限上也产生了像"不定期"这样的保管期限，因此，Talent2000在设计过程中，除根据国家档案局有关标准提供保管期限外，还提供了一个灵活的用户可自定义的保管期限。有关具体文件材料保管期限的划分标准，请见国家档案局及本单位档案管理部门的有关标准和规范。■立卷类目：文件立卷类目是指导立卷的工具，实际所反映的内容即是将需要立卷的文件，按其所属业务性质（各内部机构）和内容（问题），分别归入相应的条款。各单位的内部机构设置以及每年所担负和完成的工作任务不是一成不变的，并且都具体反映到文件材料上，因此文件的立卷类目也是动态的。虽然文件立卷类目是动态的，但是，由于一段时期内其内部机构设置以及完成的工作又有一定的继承性，因此，Talent2000提供立卷类目的复制功能。档案工作从立卷开始，文档一体化计算机系统立卷质量的好坏其直接反映就是拟制出一个正确、合理和完备的立卷类目，因此，建议立卷类目的拟制工作由文秘部门会同档案部门共同拟制。不同的单位所采取的立卷方法都有可能不同，一般采取的方法有：按机构立卷、按问题立卷、按机构加问题立卷等，Talent2000同时提供以上三种立卷方法，具体采取那种立卷方法，由用户根据本单位立卷实际自行选择。■全宗：对于同时管理多个全宗的单位，对于归档文件材料还应该划分文件材料的归档全宗。Talent2000分别提供了全宗号的定义、选择功能。为了有效地完成计算机辅助立卷，按照《档案著录规则》（GB3792.5-85）的要求，有些著录项目是不可以缺省的，例如：文件材料的页数，对于此类项目，原则上既可以由文秘部门著录，也可以由档案部门著录，但是，由档案部门著录要比由文秘部门著录花费数倍，甚至数十倍的工作量，因此，在Talent2000的公文管理系统提供完整性控制，要求文秘部门在登记文件材料数据时必须著录。
4.4.3 计算机辅助立卷
在现行档案立卷制度和档案管理的有关规定下，文件只有经过立卷，将文件按照内容性质（问题）、名称等方法组合在一起，夹在卷夹里，拟制出一个能够完整反映卷内文件内容等主要情况的题名，才能及时查找利用，才能进行有效地管理，从而改变以件为单位的杂乱、无序的状况。不可否认，现代信息技术越来越影响到社会生活的各个方面，也影响到了传统的档案管理领域，国家和行业有关档案业务主管部门充分认识到了现代信息技术对传统的档案管理的挑战，也正在积极应对挑战，大力推进档案管理现代化，并将档案现代化纳入到考评、升级指标，以及日常管理工作中。在国家档案局没有出台有关新的立卷制度改革规范的前提下，Talent2000完全按照国家档案局的现行管理规范进行档案现代化管理，以下也将按照这种思路简要介绍Talent2000计算机辅助立卷方案。在本章"文档一体化概述"中，已经就现行文书工作和档案工作的业务职能，以及相互之间的联系进行了阐述，在介绍Talent2000计算机辅助立卷方案前，我们先介绍以下能够开展计算机辅助立卷的基础，即能够保证具备完整的计算机辅助立卷的"电子数据"。文书立卷由谁来完成，根据文件的多少，机构的大小，各单位情况不一，但原则上规定是由文书部门立卷。一般文书立卷都由负责临时文件（档案）管理的各级文秘部门或档案室完成，最后各级基本立档单位（注：根据每个单位具体业务分工不同，可能是文秘部门，也可能是档案室）按照"进馆"要求，向档案处（室）移交完整的案卷。基本立档单位文书立卷的依据为文秘部门年度处理的文书，由于文秘部门使用文书计算机管理系统来处理文书，这就为基本立档单位进行计算机辅助立卷提供了先决条件，做好了基于电子化数据的物质保证。基本立档单位可以利用文书处理数据，进行计算机辅助立卷。受文书处理业务人员的专业素质、工作责任心、工作时效要求等主观和客观性制约，有些单位的文书处理人员能够准确、完备地定义文件的立卷属性，但是有些单位则不能够做到这一点，因此，计算机辅助立卷实际应分为：自动立卷和辅助立卷两种方法。计算机立卷使用的是年度文书处理数据，因此，在介绍自动立卷和辅助立卷前，我们先简单描述接收公文处理数据方案。
1) 接收公文处理数据公文管理系统的应用方式有单机应用、网络应用两种方式，对于网络应用方式又根据单位的大小不同和分散立卷的要求，公文处理数据又分布在网络上的许多文秘部门用户下，因此，接收公文处理数据是一个比较复杂的过程。对于单机应用模式，由于没有共同的数据库管理系统的支撑，因此，一般可以采取磁盘交换方式，对于具有网络硬件环境，但是，使用的是单机应用模式时，也可以采取网络数据传输方式。网络应用一般我们针对分散立卷方式。所谓分散立卷是指在一个全宗单位下，有许多立卷部门时，每个部门只对自己（或本部门）处理完毕的年度文书处理数据进行立卷，接收的公文处理数据也是与本部门公文处理相关的数据。例如：国家部委里有许多司局，而每个司局都是一个基本立卷单位，在立卷前所接收的公文处理数据，应该是本司局的公文处理数据。对于网络应用，一般在统一的数据库管理系统下进行管理的，因此，可以采取帐户信息交换等方式，完成公文处理数据的接收过程。
2) 自动立卷自动立卷是指计算机自动对文件的归档进行甄选和鉴定，以案卷方式组织文件，要求文书处理人员按照文件的立卷归档范围，定义了完整的文件立卷属性。根据每个单位的实际情况不同，一般都采取以下三种立卷方式：按归档机构组卷、按归档问题组卷及按机构问题组卷。 Talent2000也同时提供以上三种立卷方式，具体采取那种方式，由用户自行选择。案卷排列的方法根据单位的大小，每年立成的案卷的多少，以往的案卷排列方法等实际情况不同，其案卷的排列方式也有所差别，一般排列方式有：年度+机构+保管期限+案卷号+顺序号年度+保管期限+案卷号+顺序号不同的案卷排列方法，由于多年来一直沿用某一种排列方法，应当受到尊重和继续使用，而不应当随意变动，因为案卷排列方法体系的变动，将带来编号、柜架内案卷排放及案卷目录等一连串的变动，工作量很大。Talent2000同时提供以上二种案卷排列方式，具体采取那种方式，由用户自行选择。对于以上两种案卷排列方式，每个组织机构，或者保管期限下的案卷号的编制也可能不同，有编制大流水的，也有每年都编制新的起始案卷号的，因此，在计算机立卷过程中也应该给予充分的重视和考虑。除此之外，自动立卷过程中，还应提供按照定制卷盒的大小进行自动调卷。档案条目分为文件级卡片和案卷级卡片，采取计算机立卷时，首先按照案卷的方式产生所有文件级卡片，文件级卡片的主要内容有：分类号、题名、责任者、文本、密级、保管期限、时间、载体形态、主题词等。实行文档一体化计算机管理系统后，由于通过公文计算机管理系统进行公文处理，因此，除了可以为档案生成文件条目数据外，还可能收集到大量的有价值数据，例如：文本正文、扫描文件以及其它格式化文件、所有领导对文件的有关电子批示内容、文件运转情况等等。文件级卡片产生完毕，自动根据卷内文件的内容抽出案卷卡片，案卷卡片的主要内容有：分类号、题名、密级、案卷内文件起止时间、主题词等。Talent2000按照国家档案局关于案卷题名拟制的有关规范（"三要素"原则），系统自动产生标题（责任者+案卷内容+文种），但是，根据文件和案卷反映的不同内容和有关文件的要求，可能需要对题名项进行适当地修改和补充，拟制出一个能够完整反映卷内文件内容主要情况的案卷题名，此时，Talent2000也提供一种方便灵活的方式，使得用户操作起来得心应手。
3) 辅助立卷在本章"文档一体化对现行文件处理要求"中，我们描述了如果需要完成文档一体化计算机系统，对于公文处理的一些要求，如果严格按照以上要求对现行进行公文处理，我们可以按照本章"自动立卷"所述的那样进行计算机自动立卷，但是，当文书处理人员没有严格按照要求进行文书处理时，如何实现文档一体化就是本节需要讨论的问题，即：计算机辅助立卷。辅助立卷是指在文书处理人员在公文处理过程中没有定义文件立卷属性，或者定义的不完整时，按照年度文书处理数据，在计算机立卷前首先利用文书处理数据批量或逐份重新确定立卷属性后，再通过计算机进行案卷的自动组织。 Talent2000提供的辅助立卷有以下三种方式：逐份辅助鉴定组卷、批量查询鉴定组卷及按相关文件夹组卷。■逐份辅助鉴定组卷是指：如果在日常公文处理工作中，没有根据立卷的要求，定义有关立卷属性内容时，可以采取计算机立卷前，首先集中确定文件的立卷属性，然后，再按照用户的要求选择按组织机构、按问题、按组织机构加问题等方式，通过计算机进行自动案卷排列，达到计算机辅助立卷的要求。■按相关文件夹组卷：在公文处理过程中，Talent2000创立了相关文件夹的概念和提供了建立相关文件夹的手段，从某种意义上讲，也是提供了一种立卷的组织方法。■批量查询鉴定组卷：提供了另外一种方便直观的立卷手段，以下将主要介绍此种立卷方法。许多需要立卷的文件都是有一定的规律的，因此，Talent2000首先提供以下完整的查询功能，供用户选取某一类或多类文件。经过几次批量方式的处理后，可以很快将需要立卷的文件处理完毕，同时，提交系统对案卷进行统一排列和自动生成文件卡片和案卷卡片的内容。通过以上过程，我们可以看到，对于辅助立卷实际上就是在计算机进行案卷的组织前，通过立卷者对文件的立卷属性进行一些定义，然后提交计算机进行自动的案卷组织和生成。计算机进行自动的案卷组织和生成方法请参阅本章"自动立卷"。另外，采取辅助立卷时，根据年度文件的数量，可能无法在一段时间内完成定义完整的文件立卷属性，例如：半天内，所以，Talent2000提供了异常中止时保留工作现场的技术，以提高文档一体化计算机系统的可用性。
4.4.4 立卷后的调整通过计算机立卷完毕，必然要涉及到案卷的调整，例如：卷内文件顺序调整等，因此，Talent2000提供完整、实用、便捷的案卷调整方法。案卷调整内容较多，一般包括：以案卷为单位的保管期限调整；以卷内文件为单位的保管期限调整；案卷的合并；案卷顺序的调整；卷内文件顺序的调整；案卷间文件的调整等，以上所有调整Talent2000都可以通过一种简单的拖拽方式完成。
4.4.5 文档一体化小结
以上介绍了接收公文处理数据、采用公文处理数据进行计算机立卷、对计算机立卷数据进行必要的调整等，可以说经过以上三个步骤就完成了整个文档一体化操作。以下将主要针对实现文档一体化系统后，通过对现行的工作方式发生的一些变化描述，对文档一体化系统进行小结。使用文档一体化系统以后，现行的工作方式将会发生一些变化。立卷工作中，以前，首先需要把文件实物按照一定的顺序形成一个个案卷，然后，根据整理过的案卷实物，编制各种目录。采用文档一体化系统后，首先进行计算机立卷，并自动编制各种目录，按照编制好的目录，把相应的文件找齐放入卷盒就完成了档案立卷工作。我们可以看到手工和计算机下是两种截然相反的工作方式，但是，后者比前者具有无可比拟的优越性，对于开展文书立卷工作是一种进步和革命。手工方式下，往往需要记忆或查阅帐本才能了解文件形成的规律，例如：确定某一份请示件是否有批复件时，需要来回翻阅文件或收（发）文本才能确定。使用文档一体化系统后，由于完全是按照文件的归卷属性组织的案卷，所以可以非常容易地进行案卷组织。拥有完整和准确的电子化的档案数据不再是困难的事情，这一点对于人员编制越来越少而承担的工作越来越重的单位来讲，就显得更为重要和必要。当遇到需要进行案卷整理和调整时，可以避免在编制各种目录时，同样一份文件内容需要来回键入多次。通过使用文档一体化计算机系统，不仅可以有效改进和规范现行的文书和档案工作，同时还可以极大地提高工作效率。例如：近2000份文件的立卷过程在十几钟内就可以完成，可以数百倍地提高工作效率。通过实现文档一体化，将公文流转过程中产生的原件图形数据，自动按照档案规范中的档号建立光盘库；文件分发承办情况，同时记录在档案管理系统中；领导对于文件承办的批示精神也可以同样保存在档案系统里，以上丰富的信息，都是以前档案管理制度和方法所难以实现的，但是，通过建设文档一体化系统，就可以很快变为现实。由于建立文档一体化计算机系统在许多方面都具有无可比拟的优越性，因此，我们有理由相信，随着文档一体化计算机系统的广泛应用，将把文书和档案工作提高到一个新水平。 4.5 档案光盘多媒体网络系统 Talent2000档案光盘多媒体网络系统，以《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》（GB 3792.5-85）、《文书档案案卷格式》（GB 9705-88）、《机关档案工作业务建设规范》（国档发[1987]27号）等法规性文件的要求为基础，涵盖档案的收集、整理、立卷、鉴定、编目、保管、统计、检索、提供利用、销毁等项工作。 Talent2000档案光盘多媒体网络系统，从档案业务上讲，实现各类型档案的规范和标准化的计算机辅助立卷，自动、齐全、完备的档案编目，指导和形成制度化的以各业务部门为基本立卷单位的分散立卷、移交和集中保管，基于网络和有效的授权机制下的提供利用；从技术手段上讲，实现以网络为基础的档案电子数据自动汇总，以文字、图形、图像、语音等数据源为对象形成集成化的多媒体应用，以及基于可伸缩性的光盘数据服务器为背景的海量存取。本建议书不对Talent2000档案光盘多媒体网络系统进行功能上的详细设计与描述，有关详细技术信息请参阅以下技术文档：《Talent2000档案管理系统安装与实施说明》《Talent2000档案管理系统（档案处室）用户手册》《Talent2000档案管理系统（立卷归档）用户手册》《Talent2000档案管理系统（提供利用）用户手册》《Talent2000档案管理系统（系统管理员）用户手册》为了减轻档案管理部门工作人员的劳动强度，加快建档速度，提高建档质量，从而把档案工作提高到新的水平，Talent2000档案光盘多媒体网络系统以建立文档一体化系统为基本设计依据。针对机关工作职能划分，Talent2000档案光盘多媒体网络系统分为：档案处（室）应用、立卷部门应用、普通用户应用等三种。立卷部门应用主要根据文书处理数据通过文档一体化进行计算机立卷，集中立卷部门或者分散立卷部门将立卷档案移交给档案处（室），档案处（室）负责对档案进行集中管理，普通用户从网络通过授权查询和利用档案。从收（发）文到档案的归档、利用都使用一套数据，不仅极大地节约了人力、物力和财力，而且从根本上杜绝了错误，保证了所建档案的一致、有效和完整。有关文档一体化系统的设计，请参阅"文档一体化计算机系统"。 Talent2000档案光盘多媒体网络系统虽然针对档案处（室）、立卷部门、普通用户等不同的工作职能划分出不同的功能，但是，对于档案现代化本身而言也主要分为：著录整理、提供利用、汇总统计、档案保管、移交接收等几个方面，除此之外，在技术上还包括对光盘库的管理以及电子影像处理等。
4.5.1 著录整理
著录整理主要实现建立档案电子化数据，建立档案电子化数据的主要途径有：■文档一体化：是指利用电子公文数据进行计算机辅助立卷工作，从而建立档案电子数据。有关文档一体化系统的技术细节，请参阅"文档一体化计算机系统"。■接收移交档案：对于档案处（室）而言，通过从各立卷部门接收移交来的档案电子数据，形成本档案处（室）档案电子数据。接收移交档案将在本章"移交接收"中说明。■著录：是指依据经过整理的案卷，直接通过键盘键入、影像扫描等方式建立档案电子文件数据。对于采用文档一体化计算机系统的单位，此项工作主要针对已经接收进馆的档案进行。著录整理包括：文件条目、案卷条目，本节将主要介绍Talent2000档案光盘多媒体网络系统中，文件条目和案卷条目的技术设计和处理方法。
1) 文件条目根据《档案著录规则》（GB 3792.5-85），Talent2000设置了分类号、正题名、责任者、文号、保管期限、主题词等著录项目，另外，针对档案现代化系统建设的实际要求，设置了正文文本、超级文本、附件、领导批示、承办过程等项目（如下图所示）。为了建立统一的档案分类检索方法，实现档案分类检索体系的规范化，从而提高检索效果，便于建立档案目录和咨询中心，开展档案信息的报道和交流，以充分发挥档案的作用，Talent2000按照《中国档案分类法》（中国档案分类法编辑委员会，1987），已经为用户提供了4507个条目。 Talent2000提供主题词的自动标引技术，并提供了一个具有6000多个，相对通用型的基本主题词表，另外，还提供了一个与外部主题词表进行数据交换的通道，以方便于用户建立完全符合本单位或本系统使用的主题词表。对于正文文本、超级文本、附件、领导批示、承办过程等，Talent2000也同时提供一个功能强大并且操作灵活方便的技术手段。由于如何进行档案原件扫描、如何建立光盘库系统，以及采取的技术手段的先进程度等，是决定一个档案电子影像系统先进性、可靠性的关键环节，因此，在本建议书中在前面的章节中，对Talent2000档案光盘多媒体网络系统中的电子影像处理、光盘库管理等进行技术上的详细说明。 Talent2000对所有著录功能的设计，都采取一种复合式的设计，即在著录界面下，所有与著录的项目有关的操作，都可以很方便灵活的完成。例如，在附带著录功能中，当准备著录的条目与上一条著录的条目基本相同时，可以通过点击"复制"键，将上一个条目数据直接拷贝下来，作适当的修改后完成著录；当需要对某个档案条目进行修改时，除按照通常提供的"上移"、"下移"功能外，还提供一种"定位树"功能，通过"定位树"将以树型结构显示出正在处理的年度和全宗的所有档案，操作起来非常的直观和便捷。
2) 案卷条目案卷条目的设置也主要依据《档案著录规则》（GB 3792.5-85），与文件条目相同提供一个复合型的操作界面，特别的是在案卷条目著录中，针对案卷著录特殊的使用要求，Talent2000还提供了一种全新的操作方式。
3) 案卷重组在前面的一些章节中，我们已经介绍过立卷时一般采用按组织机构、按问题、按组织机构加问题等方式，如果用户在按问题立卷后，需要更改为按组织机构加问题方式立卷时，就涉及到案卷重组这样的问题了。 Talent2000提供按组织机构、按问题、按组织机构加问题等立卷方式间自由的案卷重组。
4.5.2 提供利用
档案管理重点在利用，档案现代化管理对于传统的利用方式发生了较大的变化，因此，Talent2000档案光盘多媒体网络系统在满足国家档案局现行档案管理标准的基础上，也为提供利用工作发挥着更大的使用效能。
1) 编目工作根据国家档案局关于档案管理考评、升级工作的有关文件，许多目录也同时做为一种检索工具，因此，我们将编目工作放在提供利用中进行说明。在Talent2000中，所有的编目工作都是由计算机自动完成的，打印处理模块的设计采用了美国Formula公司的Visual Developers Suit Deal for ActiveX控件产品，能够全兼容Microsoft Excel 95/97，并且数据传输效率非常快，能够自动支持Web方式，既符合国际通用标准，同时也使得Talent2000的表格处理达到了国内领先水平。 Talent2000提供的编目打印包括：《案卷目录》、《案卷目录封面》、《软卷皮封面》、《卷内文件目录》、《卷内文件备考表》、《全引目录》、《案卷著录卡片》、《文件著录卡片》等。Talent2000根据《文书档案案卷格式》（GB 9705-88）、《机关档案工作业务建设规范》（国档发[1987]27号）等法规性文件的要求，所有目录同时提供A4、B5两种规格，以满足不同用户使用上的需要。对于著录卡片，Talent2000提供软纸或硬卡两种规格打印方式。一般对于打印系统的设计都应该包括：全部打印、部分打印、预览等，Talent2000同样采取贯穿始终的先进的拖拽处理技术来满足用户使用上的需要。
2) 汇编工作用户可以根据授权任意拟制专题，进行档案的汇编整理工作，汇编分为汇编文件目录、全文汇编两种。对于扫描件并且可以在一定范围内公开的档案，通过进行汇编整理，可制作成CD ROM光盘，并同时提供CD ROM光盘检索系统，供其他单位参考使用。针对网络上的不同用户，由于拥有不同的授权，因此，按照某类专题进行汇编工作时，可能出现的结果不同，要进行完整全面的汇编工作，只有拥有最高权限的用户才能够做到。关于用户权限设置请见下述有关章节。为了加强网络利用档案的安全保密控制，所有的汇编过程，都将完整地记录在档案处（室）的"提供利用监控"中。
3) 网上利用一般情况下，如果不需要调阅档案原件时，网络用户均可以通过相应的授权，自行通过用户终端查询利用档案。通过网络检索档案时可通过组合查询、全文检索等方式进行。组合查询是指通过在著录项目中定义若干条件，通过计算机的自动匹配，来快速检索档案。全文检索是指通过与档案正文内的一些文字进行匹配，来检索档案。由于一份档案文件材料的信息是动态的，同时，也是多方面的，因此，Talent2000提供档案信息树方式显示档案文件材料的所有信息，当用户需要查询其详细信息时，只需要通过鼠标单击即可。对于档案的电子影像信息提供功能强大的处理，既是建设档案现代化的重点，同时，也是Talent2000档案光盘多媒体网络系统的重要组成部分，前面章节已经进行了介绍。
4) 利用原件利用档案文件材料原件时，Talent2000除提供通常的利用登记手续外，提出了一种档案利用网络登记功能。借阅档案实物时，用户可在自己的终端上首先检索需要利用的档案文件材料，如果显示信息提示原件在档案保管部门，可进行预登记，当用户到档案管理部门利用实物时，档案处（室）将用户预登记的信息调出确认即可完成利用登记手续。实现档案利用网络登记功能，不仅可以减轻档案管理部门工作的劳动强度，也能够极大地节省利用者的时间，提高工作效率。
5) 网上清退对于需要清退的档案，Talent2000可以进行自动的分类统计处理，分类统计的结果可以以书面方式打印，同时，统计结果也可以显示在网络用户的终端上。
6) 档案安全保密控制为了加强对档案的安全保密控制，除使用数据库管理系统进行安全性控制之外，在Talent2000中将不同的档案文件材料均定义为9个不同的级别，网络上所有用户也分别按照9个级别分别进行授权，因此，网络上不同的用户可能因为拥有的权限不同，所能够查询的档案会有差别。对于本部门立卷档案，可能出现档案文件材料权限级别较高，而用户自己所拥有的权限较低，无法查询到档案文件信息的情况，为了解决此问题，Talent2000采取了对于本部门立卷档案直接给予授权方式，来满足使用上的要求。查询出的档案文件材料可以打印出来，也可以从数据库系统中下载成为文件型数据供其它处理工具利用（见本章"网上利用"）。"打印"和"下载"功能有严格的权限控制，只有拥有"打印"和"下载"权限的用户系统才提供这两项功能，另外，用户任何"打印"和"下载"操作，Talent2000都将如实记录，包括：用户名称、时间、打印或下载的文件材料名称等，其信息将全部反馈在档案处（室）的"提供利用监控"中。除以上信息记录在档案处（室）的"提供利用监控"中以外，做为档案网络安全保密控制的一部分，任何用户、任何时间查询或者汇编过哪些档案，做过一些什么操作等，也将全部进行记录。另外，利用档案原件时，什么时间、利用者是谁、阅览或复印或摘抄等信息也将记录到档案处（室）的"提供利用监控"中。
4.5.3 汇总统计
档案统计工作不再是困难的事情，提供按组织机构、按归档问题、按保管期限、按密级、按文本、按载体类型、各案卷文件数等多种统计方法，可以从多个侧面了解到馆藏档案数量、质量、利用情况等，为更好地规划文书档案的未来，充分调配人力、物力和财力创造条件。
4.5.4 档案保管
档案文件材料在保管过程中，如果出现被销毁、丢失、损坏等情况，也可通过Talent2000进行处理。
4.5.5 移交接收
移交过程是指各分散立卷单位经过立卷的档案案卷移交给档案处（室）。接收过程是指档案处（室）接收各分散立卷单位经过立卷的档案案卷，最终形成本级年度档案。对于使用单机版本的用户，移交和接收过程一般通过磁盘交换方式。对于网络版本用户，移交和接收过程可以直接通过网络完成。本方案主要介绍通过网络的移交和接收方式。
1) 移交档案对于准备移交的档案，将显示其案卷和各案卷内的文件，供移交单位核对档案案卷实物。移交时填入相应的移交人，即可开始移交。Talent2000移交过程完全通过网络自动完成，用户无须干预。档案管理部门可以通过质量控制功能，自动判别立卷档案是否符合立卷移交要求，例如：自动提示哪些文件没有原件，需要扫描等。对于移交档案，如果接收档案单位经过审核认为不符合接收标准时，可以通过网络直接退回，退回的档案立卷部门在进行Talent2000系统时将在显著位置提示信息。
2) 接收档案如果有立卷单位通过网络向档案保管单位移交档案时，将在屏幕显著位置显示信息。 Talent2000接收档案的过程也是通过网络自动完成的，对于各分散立卷单位移交来的档案，在没有正式接收前，都处于"准备接收"状态。由于各分散立卷单位，在进行档案的立卷整理过程中，可能出现不符合档案立卷整理要求的现象，此时，应该退回给对应的立卷部门进行重新整理。如果通过对"准备接收"的档案的电子数据进行审核，认为符合立卷接收要求，可通知有关立卷部门，移交案卷实物并通过网络直接接收电子档案数据。
4.6 日程安排记录与安排日程。任何授权用户可以使用系统提供的日历和时间刻度表，记录一段时间需要处理的事务、需要会见的人员，并且，可以设置闹钟定时提醒。对于XX区政府领导，可以将日程安排授权给少量人，例如：其他XX区政府领导、办公室领导、值班室人员，这样，可以随时掌握领导日程安排，以便更好地协助领导开展工作。另外，通过授权，某领导的日程也可由其他人代替安排。
4.7 电子公告 "公告栏"相当于日常办公中的公告板，提供一个发布各种信息，如：公告、通知或启事等公用信息的场所。"公告"面向所有用户，并提供完善的快速查询手段。
4.8 交办事项管理日常办公日常交办事项分为两个方面的内容，即：办文和办事。■办文：在Talent2000公文管理及远程传输系统中，已经对需要办理的文件或者电报进行了处理，如果做为登记过的收文或者电报，可在Talent2000公文管理及远程传输系统中通过办文处理进行；对于没有登记在Talent2000公文管理及远程传输系统中的办件，通过办件管理进行登记和处理，处理过程一般有：登记、传递、浏览以及批示和落实等。机关领导对办件进行批示，并就该批示进行催办管理。批示落实情况将直接反映给领导，领导和机关有关单位通过浏览该信息，可以直接了解到批示及相关落实情况。提供时间段、标题、主题词、单位和内容等多种条件，按照单一、模糊组合、全文等方式进行检索。■办事：所有区机关用户，包括领导和各司局人员，在需要提请其他人员办理某件事务时，都可以拟写交办事项，然后，通过网络提交给对方；对方在接收到信息以后，将自动回复是否已经接收；对于接收到的信息，可以填写办理结果；如何需要其他人员协助办理时，可通过网络提交给其他人；设置办理期限、重要等级等项目，提供系统自动提醒功能。随着技术的发展，信息的种类有多种多样。例如：领导的一个讲话。针对此种特性，无论是文件编辑、发布都具备多媒体特性，满足处理多种文件格式的要求。对于需要通过扫描方式，以图形方式的进行存储、发布、浏览的，提供相应的高速扫描设备（ADF）及相关处理软件。为了减少以图形方式保存的办件信息容量，便于交办事项的浏览和管理，一般采用二值扫描TIFF文件方式。交办事项的管理与发布同时还要求具有严格的安全性控制。
4.9 政务信息系统从领导到各职能部室的工作人员，每天都要在日常工作中处理和查阅大量的政务信息和有关生产、政治、经济、科技等信息，XX区政府每天都会有大量的信息传入传出，例如：《每日动态》、《办公会议纪要》、《年度工作计划与总结》、《区机关工作情况》、《重要调度催查办》等。增强信息资源的管理、指导和信息导向的能力，使用计算机、网络、电子数据交换等手段进行信息处理，以代替纸张印刷、邮寄等手段，对于XX区政府行政办公自动化系统具有比较重要的意义。信息的处理过程一般有：信息采集、汇编、传递、发布浏览以及批示和落实等，政务信息管理的目标是：以XX区政府为核心，建立连接市、州政府、区各直属单位的信息网络，充分利用XX区政府行政办公自动化系统的计算机软硬件和网络通信条件，实现信息的采集、汇编、传递、发布浏览以及领导批示和落实等工作过程的自动化和智能化，以新技术手段取代手工操作，大幅度提高工作效率，根除纸张作业方式。信息管理主要包括：管理、发布浏览、批办管理、查询检索、统计分析等。■管理：包括采集、登录、信息刊物编辑及生成刊物等一系列流程管理。采集指利用电子邮件或WEB方式发布、接收信息。XX区政府行政办公自动化系统信息的采集和传递过程，通过XX区政府行政办公自动化系统中的远程通信系统，与各下属单位连接实行电子邮件信息交换方式。为了进一步加强信息采集和传递过程的准确、完整和规范，各下属单位在上报信息给XX区政府时，应当执行XX区政府行政办公自动化系统中关于信息管理的有关接口标准，实现与XX区政府行政办公自动化系统信息系统的自动对接。信息采编人员通过电子邮件接收信息后，将其作为原始信息直接登录的政务信息数据库中。登录的信息可以进行采编工作，直至最后生成刊物。刊物的生成将按照XX区政府信息格式要求为模版，进行自动生成。采编结果将被自动存储。■信息发布浏览：对于发布给局领导和有关部门的信息，将通过XX区政府行政办公自动化系统局域网络，进行信息的发布；对于需要发布给各下属单位或省市局的信息，将自动发布到各下属单位或市、州政府电子邮件信箱中。通过电子信息交换方式进行信息的发布浏览，不仅可以根除纸张打印，而且可以提高信息工作的水平和效率。■查询检索：按照刊物、期号、时间段、标题、主题词、提供单位和内容等多种条件，按照单一、模糊组合、全文等方式进行检索。■统计分析：对信息的提供情况、采用情况等作出不同角度的统计分析，以便于有关信息业务主管部门更好地规划、开展信息工作。随着技术的发展，信息的种类有多种多样。例如：领导的一个讲话。针对此种特性，无论是信息编辑、信息发布都具备多媒体特性，满足处理多种文件格式的要求。对于需要通过扫描方式，将接收到的信息以图形方式的进行存储、发布、浏览的，提供相应的高速扫描设备（ADF）及相关处理软件。为了减少以图形方式保存的信息容量，便于政务信息浏览和管理，一般采用二值扫描TIFF文件方式。在信息管理中，可以实现对内发布信息、对外发布信息两个方面。信息的管理与发布同时还要求具有严格的安全性控制。
4.10 会议管理包括会议的计划起草、更改、审批、通知、答复、会务安排、查询和会议纪要等功能。会议管理的设计思想如下：■会议主办单位负责起草会议：填写《日常会议通知单》，确定会议的议题议程、人员、地点（含：会议室资源预定）、时间、经费等具体事项，并送有关领导审批，经领导审批同意的会议计划，可报送办公室，办公室在核对无误后发出会议邀请；需要更改会议计划内容的，领导审批意见将自动回复给起草人更改；只能对自己起草的会议进行更改操作。■会议通知分为局域网络通知和广域网络通知。局域网络通知是指将会议的有关安排通知被邀请人；广域网络会议通知是指通过自动的电子邮件接口处理，连接各远程站点，实现广域的会议管理。被邀请人可签收确认后发出会议回执。■会务安排包括，落实座次、制作标牌、办公用品及生活用品准备、车辆安排、生活安排等。■查询分为两个方面，一方面查询自己需参加的会议情况，并填写回执情况；另一方面，有些会议是每年定期召开的会议，会议的议题及参加人员都比较固定，可以通过查询比较历年类似会议的计划、安排、纪要等，以便更好地安排会议。■每个与会者均可进行会议纪要的填写，但只能对已开过的会议进行会议纪要处理。用户进入会议管理，系统将分别显示自己起草的会议列表和需参加的会议列表，列表中都分别以未开和已开进行分类，并按召开时间倒序排列，即先显示最近的会议安排和已开会议。用户可以了解会议的详细内容，如：起草人、起草日期、召开日期、召开时间、召开地点、主持人、主题、会议类型、是否召开、会议参加人和部门、回执情况、备注等。每个用户只能对自己起草的会议进行更改操作，每个用户能查询自己需参加的会议情况，但只能填写自己的回执情况。用户通过按"会议查询"按纽，可显示会议查询条件设置窗口，用户可按会议主题、会议类型、主持人、召开日期、召开地点等进行组合查询。对于需要参考已经召开过的会议，做为计划召开会议的基础时，可以定义成模版，自动形成新的会议计划。系统的每个用户都可以起草会议。会议内容包括会议安排和会议参加人和部门信息，如会议起草人、起草日期、召开日期、召开时间、召开地点、主持人、会议主题、会议类型、是否召开、会议参加人和部门、回执情况、备注等。每个与会者均可进行会议纪要的填写，但只能对已开过的会议进行会议纪要处理。用户在会议列表中对已开的会议双击鼠标，系统将显示会议的详细内容，并在会议纪要中可进行会议纪要的录入和修改操作。本单位的会议室由于资源有限，可能会在会议日程安排上发生冲突，为了更好地利用会议室资源，可以在进行会议计划时，列出空余时间，主办单位根据会议要求进行会议室预定。更改会议日程时，系统将自动按照新的会议日程对会议室资源进行搜索，如果出现冲突时间，将发出预警信息。
4.11 通用信息查询在XX区政府办公自动化系统中，为用户提供各类通用信息的查询、浏览和维护等服务，为机关日常办公、出差以及生活等提供信息服务。这些公共信息可包括：电话号码簿、通信名录、规章制度、国家政策法规等信息。通用信息处理要求具备良好的开放性，只设计两级用户：系统管理员和其他普通用户。系统管理员或授权用户能够对系统的各类数据进行查询、浏览和各种维护操作，负责数据的完整性、一致性和时效性。普通用户包括各级领导、其他办公人员等，能够对各类数据进行各种灵活、快速的检索和浏览操作，获得所需的信息。在通用信息查询中，也可以建立学习园地、网上讨论等。■学习园地：提供一个查找与本系统相关信息的场所，包括系统信息、使用手册、问题与建议等，要求面向所有用户，同时允许应答方式。■网上讨论：相当于一个非正式的会议室，在这里，围绕某个中心议题，每个工作组成员既可"聆听"他人见解，也可"陈述"自己观点，不受时间和空间的限制。要求在信息共享的前提下，具备权限设置功能。
第五章系统特性
XX区政府行政办公自动化系统的设计与开发是完全基于多年来对管理信息系统、办公自动化系统、政府及企事业单位Intranet系统等项目或应用领域中积累的丰富经验，结合XX区政府行政办公自动化系统具体需求，运用面向对象、Intranet/Web、多媒体、CSCW（计算机支持的协同工作）等先进技术，遵循国际标准，集成了XX区政府办公信息集成系统的所有功能。因此，该系统不论从其所具有的功能、还是为实现这些功能所采用的技术等方面考虑，都达到了较高的水平。归纳起来，表现在以下几方面：
5.1 规范化、专业化、产品化的办公自动化系统规范化、专业化：在设计XX区政府行政办公自动化系统时，我们严格遵循有关办公规范标准，尊重党政机关单位办事规则。公文管理系统以《国家行政机关公文处理办法》（国办1993修订）、《中国共产党机关公文处理条例》（中办发[1996]14号）为依据，档案管理系统以《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》（GB3792.5-85）、《机关档案工作业务建设规范》（国档发[1987]27号）为基础，并以《XX区政府办公决策服务系统标书》，提出的需求描述以及模块分类做为根据，其他事务处理子系统也是在经过大量的需求调研以及积累的基础上开发的。产品化：XX区政府行政办公自动化系统的设计与实现是与公司办公自动化系统的产品化过程紧密相联的，XX区政府的办公自动化系统正是在这个产品的基础上设计的。
5.2 具有强大的自适应能力的办公自动化系统适应XX区政府各级组织结构在系统设计前，我们充分认识到本系统是一个覆盖XX区政府各司局的大型应用系统，XX区政府机关、区各直属单位的应用和管理模式尽管存在着不少差异，而且各单位之间衔接紧密，如果为每种具体的应用情况进行定制，将是一场既无意义又旷日持久的疲劳战。采用这种方式进行设计开发将导致系统最终走向死亡。因此，我们系统的设计和开发过程中，除了对于各种已知的复杂情况进行考虑，还必须对将可能出现的特殊情况给予充分的考虑。即在最少的二次开发工作量的前提下，尽可能让这套应用系统适应于可能出现的复杂环境，例如：既能适应区机关的管理模式，也能适应各省市局的管理模式。也就是说本系统具有非常灵活的自适应性。当然这种灵活性是必须有安全性保障的。如何在保障安全性的情况下，实现灵活性呢，这是摆在我们面前的重要问题。通过长时间对办公业务的研究和调查，在具体的设计当中，我们引入了"组织结构"的概念。通过定义各级组织结构的方式，来方便用户的管理系统和流程规划。因为通过定义组织结构就明确了整个系统的"作用域"，就明确了任何人与人之间、部门和部门之间的归属关系。这样就使实现有序的工作流程动态调整成为可能。定义组织结构可以由用户在图形化的界面中进行定义，非常灵活方便。而且组织结构隐含了权限的归属关系，这样就大大方便了系统管理。例如针对收文、发文这种复杂而且多变的工作流程，在实际工作当中，每次具体的流程都有可能不同，如果采用固定流程的方式将永远不可能适应实际工作中的需要。因此，我们在设计和开发过程中，通过采用依据组织结构定义具体工作流程的方式来保障流程的安全性和灵活性。适应机构调整的变化在应用过程中，当一个机构发生了调整，在本系统中只要修改组织结构关系，重新确认各单位之间的关系，就能使本系统中各种功能模块符合实际工作变动的需要。这也是本系统设计先进性的体现之一。适应工作流程的变化现实工作中，工作流程的变化不外乎新增了流程、已有的流程发生了变化。而后者的变化则既可能是组织结构发生变化所引起的，也可能不是。对于有组织结构发生变化引起的流程变动，我们在前述的章节中已谈到了解决方案。对于其他几种原因引起的变化，我们可能采用通用工作流模板来解决这类问题。
5.3.具有决策支持能力的办公自动化系统作为一套优秀的办公自动化系统，系统不应该仅仅满足于对每个模块所对应的办公和事务处理过程中产生的直接信息进行加工和管理，而应该在总体上提供对办公和事务处理过程的监控、跟踪、分析和统计的功能，使办公自动化系统成为提高工作效率，为领导在办公和事务处理上的机构设置、人员定岗等决策上提供支持服务。在泰利特开发的办公自动化系统当中，充分分析和考虑了作为国家部委机关这样一个在管理层面、纵深上的复杂性，以机构化的观点和手段存储了大量的运转和工作量数据，并提供了强大的查询和图形化的手段。
5.4 技术领先的办公自动化系统公司办公自动化系统的技术先进性体现在应用需求和实现技术的相互结合。二者相互作用，相辅相成。
|
